「電子カルテは便利そうだけど、紙カルテから切り替えるのは面倒くさそう・・・」
「費用をかけるほどのメリットは、どのぐらいあるんだろう？」
「病院では時折電子カルテを見かけるけれど、接骨院・整骨院向けの電子カルテもあるの？」
最近よく聞く電子カルテ。まだまだよくわからない点も多いですよね。
そこで本記事では、接骨院・整骨院様向けに、電子カルテのメリットや選び方をご紹介していきます。
目次
1.電子カルテとは？
電子カルテとは、これまで紙で記録してきた患者さんの個人情報や来院記録、施術内容などを、電子情報として作成・保存しておけるシステムです。
病院などでは電子カルテを目にしたことがある方も多いかと思いますが、実は、接骨院・整骨院向けに最適化された電子カルテも、様々な企業が提供しています。
電子カルテには、従来の紙のカルテと比べて効率面・管理面などたくさんのメリットがあります。
中には、予約システムや姿勢分析システムなど他の機能と連携して診察をスムーズにしたり＋αのサービスを提供できるものもあり、電子カルテの導入は従業員だけではなく患者さんのメリットにもつながります。
2.電子カルテのメリット
それでは実際に、電子カルテを導入するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
4つの点に分けて解説していきます。
カルテ記入作業を効率化できる
多くの電子カルテが、よく使う項目をテンプレートで登録しておける機能をもっています。
例えば、よく診察する部位のテンプレートを用意し、チェックをつけるだけにしておければ、カルテ作成が3クリックで完了するといったことも可能になり、カルテの記入作業を非常に効率化できます。
時間が浮いた分、お客様への丁寧な施術へあてられるのです。
保管に場所をとらない
接骨院・整骨院では、最後にお客様がご来院されてから5年間はカルテを保存しなければなりません。紙のカルテだと「もうすぐ保管スペースがいっぱいになりそう！」という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
電子カルテであればPCやタブレットからアクセスできるため、紙のカルテのようにスペースを確保しておく必要がありません。保管場所に頭を悩まされる必要がなくなるのも、電子カルテのメリットのひとつといえます。
検索性が高まる
また、お客様の情報を検索しやすくなるのも、電子カルテのメリットのひとつ。
紙のカルテでは大量のカルテの中から探し出す必要がありますが、電子カルテであれば検索窓に入力さえすれば、頻繁にご来院される方はもちろん、過去1度だけご来院された方でもすぐに見つけることができます。
また、症状や性別など名前以外の切り口でも検索できる電子カルテが多いです。そのため、たとえば「当院には腰痛で通院されている方が多い」といった傾向が見えてくれば、「腰痛向けメニューを増強しよう」というように販促施策にもつなげられます。
安全に保管ができる
紙カルテでは、災害にあってしまった場合に焼失や紛失のリスクがありますが、電子カルテにはバックアップシステムがついていることが多いため、安全に保管できます。
さらにその中でも「クラウド型の電子カルテ」であれば、サーバーが院とは別の場所に置かれているため、院が地震や火災にあったとしてもクラウド上に保存しておいたカルテデータ影響を受けず、すぐに復旧が可能なので安心して利用できます。
3.クラウド型の電子カルテとは？
ここまで電子カルテのメリットについてお伝えしてきましたが、電子カルテの導入を検討するにあたって、もう1点おさえておきたいことがあります。
それは、電子カルテには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つがあるということ。
「オンプレミス型」はデータの保存・管理のためのサーバーを、自分で用意しなければならないタイプの電子カルテです。
一方「クラウド型」はデータの保存・管理を、ネット上にあるサーバーで行う電子カルテを指します。
4.クラウド型のメリット
上記のとおりオンプレミス型はサーバーの準備が必要であるため、一般的にはクラウド型の電子カルテのほうが導入のハードルが低く、検討しやすいです。
そのため本記事では、クラウド型の電子カルテのメリットを3点お伝えしていきます。
初期費用を安くおさえられる
クラウド型の電子カルテのもっとも大きなメリットは、初期費用を安くおさえられること。
オンプレミス型の場合、自前でサーバーを用意する必要があり、サーバー本体の費用、ネットワークシステムの構築、バックアップメディア等々を自分で購入・準備しなければなりません。
一方、クラウド型の電子カルテであれば、電子カルテを提供している企業がサーバーを用意しています。
そのため導入する接骨院・整骨院側では、PCやタブレットなど電子カルテを実際に使う機器さえ用意すればよいことが多く、初期費用を大きくおさえられるのです。
サーバーの管理が不要
クラウド型の電子カルテであれば、サーバーの管理も必要ありません。
自前でサーバーを用意するとなると、バージョンアップ作業のために診療後に残業が必要だったり、導入後も保守費用がかかったりと手間暇がかかってしまいます。
ですがクラウド型であれば、ネット上のサーバーの管理は電子カルテの提供企業がしてくれるので、サーバーでトラブルが起きた際の修正対応やデータのバックアップなどを自分でする必要がなく、負担なく電子カルテを使えるのです。
複数の院でデータを共有できる
3点目のメリットは、複数の院のカルテを、リアルタイムで同期でき共有できる点です。
クラウドに保管しておくことで、お客様の転院にともなう情報連携もスムーズですし、院をまたがっての情報共有・情報管理も簡単に行えます。
また、カルテ以外に売上集計機能などもついたサービスであれば、複数の院の予約管理や売上データの合算・分析なども簡単にでき、院の管理も効率的になるでしょう。
5.接骨院・整体院での電子カルテシステム比較のポイント
では実際に、接骨院・整体院で電子カルテの導入を検討する場合、どういった点に気をつけて比較していけばいいでしょうか。
タブレットやスマホで使用できるか
接骨院・整体院の場合、病院と違って机のないところで問診を行うことも多いため、PCでしか使えない電子カルテでは活用の幅が狭まってしまいます。
一方、タブレットやスマートフォンで使用できる電子カルテであれば、患者さんと会話しながらその場で記入ができ、活用頻度も高くなります。
これまでの問診スタイルを変える必要がないため、導入もスムーズです。
手書き記入ができるか
電子カルテのメリットのひとつに、入力を定型化でき入力時間を短縮できることがありますが、一方でフォーマット通りの記入や文字入力だけではうまく情報を残せないことがあります。
そのため、電子カルテは手書き記入もできるものを選ぶといいでしょう。
痛みの部位や、患者さんならではの痛みの説明の仕方など、紙カルテと同様の感覚で自由に記載できると、次回の施術にむけて情報の引き継ぎがしやすいです。
6.おすすめクラウド型電子カルテ3選
最後に、おすすめのクラウド型の電子カルテをご紹介します。
どれもこれまでお伝えした電子カルテのメリットである、
- カルテ記入作業を効率化できる
- 保管に場所をとらない
- 検索性が高まる
- 安全に保管ができる
を満たしていますが、サービスによって機能・デザイン・操作性が異なり、個性があります。
いくつか見比べて、1番自院にあったもの・使いやすい電子カルテを選んでみてください。
bonbone Answer
スタッフの勤怠・予約管理・お会計など、電子カルテだけではなく接骨院・整骨院に必要なすべての機能をPC・タブレットに取り込むことができるサービスです。
bonbone Answerでは、カルテの内容・項目を自由に組み合わせたり、作成・追加を行ったりすることができます。自由度が高いため、ご自分の院にあった独自のカルテの作成が可能。これまでの紙カルテからの移行を、スムーズにおこなえます。
また、施術院専用のネット予約サイトを作成できるため、従業員だけでなく患者さんの利便性も高められる電子カルテサービスになっています。
サイトリンク：bonbone Answer
3Karte
受付・予診/問診・カルテ・会計・レセプト処理・データ分析まで、すべてのデータを一元管理できる電子カルテです。オーダーからカルテ記入、会計まで完全一体化しているため、施術後すぐに会計が可能になります。
中でも受付システムが非常に直感的でわかりやすく、色分けで予約が表示されているため、予約の多い時間帯がぱっと見ただけでわかります。紙の使用感に近い一覧で予約状況を把握することができ、効率的な運営が可能です。
また、普段のオペレーションの中で自動的に数字を集め、現在の売上や患者さんの数などリアルタイムで院の経営状況を把握できることも特徴のひとつ。
日報や売上分析など事務作業が業務中に完結するため、非常に効率的であり、残業減にも貢献できるサービスです。
サイトリンク：整骨院業界向け電子カルテ - 3Karte
シセイカルテ
AI姿勢分析を開発した、東大発の企業が提供している電子カルテです。
症状のある部位を体のイラストから選択するだけで記録ができ、痛みの度合いも色分けで可視化されるため、患者さんの体の状態が直感的にひと目でわかります。
項目ごとに選択式・手書きなど最適な入力方法になっているため、記入もストレスがありません。
シセイカルテの特徴のひとつが、充実したサポート。利用方法のマニュアルはもちろんのこと、困った時は電話・メール・LINEなど使い慣れた連絡手段で相談に乗ってくれます。
また、AI姿勢分析システムとの連携が可能で、患者さんの姿勢の変化も可視化・記録できるため、従業員全員が患者さんに納得感のある説明ができ、リピート率・売上向上に貢献できます。
サイトリンク：電子カルテ | 整体院・ジム・歯科事業者様向け
7.まとめ
接骨院・整体院にとって、電子カルテ導入は非常に効率的な手法です。
クラウド型の電子カルテを導入することで、カルテ記入作業を効率化できたり、カルテの保管場所に頭を悩まされる必要がなくなります。
さらに付加機能を用いて、売上分析に基づいた新サービスを開発できたり、姿勢分析で患者さんに納得感のあるサービスをご提供できたりも。
複数のサービスを見比べて、自院にあったもの・ご自分の使いやすいと思える電子カルテを選んでみてください。
