「最近顧客の人数が増えてきて管理するのが大変」「今は手書きやエクセルで対応しているけどもっと効率的な方法はないか」などと思っている方もいるかと思います。
本記事では、顧客管理の方法を三つご紹介した上で、顧客管理アプリを利用するメリット、そして具体的なおすすめアプリもご紹介いたします。
目次
1.顧客管理方法の種類
顧客管理といってもいくつかの方法があります。ここでいう顧客管理とは、顧客情報、診察履歴、コメントなどを記録し管理することを指します。
今回は手書きで管理する方法、表計算ソフトを利用した方法、アプリを利用した方法の三つの場合に分けてその特徴をご紹介します。自分が今行っている方法がどれに当たるか考えながら、他の方法との違いを確認してみてください。
手書き
一つ目が紙に手書きで記録していく方法です。昔から存在する方法で、今でも多くの治療院で取り入れられています。
手書きのメリットとしては手数料がかからないこと、画面よりも観覧しやすいことなどがあげられます。
一方デメリットとして、顧客が増えるとその分保管すべき紙の量が増えること、検索や連絡に手間がかかることなどがあげられます。顧客数が少ないうちは問題ありませんが、増えてくると不便なことが多くなってしまいます。
表計算ソフト
二つ目がMicrosoft ExcelないしはGoogle スプレッドシート、Apple Numbersなどの表計算ソフトを利用した管理方法です。
こちらの方法もパソコンがあれば無料で利用できますので使用されている治療院も多いのではないでしょうか。表計算ソフトを利用する大きなメリットとしては、手書きの場合と比べて顧客の検索、分析などが容易になることがあげられます。
一方で入力の部分はスタッフが実施しなければならないため、手書きのものをデータ化するなどの二度手間が発生してしまうこともあります。また、表計算においては関数などを扱うため、一定知識が必要であったり操作を覚える必要があるなどのデメリットもあります。
アプリ
最後にアプリを利用した顧客管理方法を紹介します。
顧客管理アプリといっても利用できる機能の幅によって様々なものが存在しますが、手書きやエクセルで行っていた作業は代替可能であり、さらに業務を効率化する機能が備わっている場合がほとんどです。
デメリットとしてはパソコンやiPadなどの機器の導入に初期費用がかかること、サブスクリプションサービスであることが多いので月額費がかかること、今までの顧客情報を以降する手間がかかることがあげられます。
しかしそれらを差し引いても多くのメリットがあるため、次の章でご紹介します。
2.アプリを利用するメリット
前章では顧客管理の三つの方法を紹介し、アプリを利用することで手書きやエクセルを利用した方法よりも業務を効率化できるとお話しました。この章ではアプリを使用することで受けられる恩恵を利用できる機能とともにご紹介いたします。
手作業が減って作業時間を短縮できる
従来の方法で行っていた手作業の多くを自動で行うことができるため、スタッフにかかる負担を軽減し、他の業務に使う時間を増やすことができます。
自動化できる具体的な作業としましては、予約の受付、顧客の基本情報の入力、受信履歴の記録、会計、連絡などです。
電話をとって受けていた予約をwebで行い、同時に来院患者に記入していただいていた基本情報も予約時にwebで入力していただくことができます。
電子カルテを利用して受信履歴の自動記録と会計の自動計算ができます。さらにはメールの自動配信など簡単に連絡を取ることも可能になります。
データの分析で売上アップ
アプリに記録された顧客情報を集計、分析し売上向上のための新たな施策を検討することができます。
売上を担当者や商品、コース別に集計し、売上が伸びない・伸びた原因を可視化することやスタッフの成績管理にも活用できます。
顧客一人一人のリピート率やLTV(顧客生涯価値)を計算することもでき、固定客化の施策効果が計測可能です。LTVとはある顧客から生涯に渡って得られる利益のことを指します。
例えば、最近来院されていな患者様に自動でメールを送るように設定し、離脱を防止することなどができます。もしくは予約日の前日にリマインドメールを自動で送るなどしてキャンセルを防止することもできます。
3.顧客管理アプリの選び方
それでは実際に接骨院・整骨院において、予約システムを選ぶ際のポイントをお伝えしていきます。ぜひこれからご紹介する三点を念頭に置きながら、色々なサービスを比較検討されてみてください。
予算に合っているか
まずはじめに、予算にあっているかどうかは重要なポイントです。顧客管理アプリは月額で料金のかかるサービスがほとんどです。毎月決まってかかる費用になるので慎重に選ぶ必要があります。
料金は利用できる機能数や機器の数などに応じて設定されているので、欲しい機能と料金のバランスを考えて検討していくと良いでしょう。
また、年間契約をすると割引かれるような料金プランを導入している場合もありますので、使用期間や予算と相談した上で決定してみてください。
必要な機能が揃っているか
次に、必要な機能が揃っているかどうかを確認しましょう。
顧客管理機能以外に使いたい機能があるのであれば、その機能がついているかどうかを確認します。顧客データの分析やweb予約ができるサービス、メールの自動配信機能がついているようなサービスも存在します。
また、もし既に導入している他システムとの連携をしたい場合は、対応しているかどうかのチェックが必要です。
操作しやすい機能数や見た目になっているか
最後に、操作しやすい機能数になっているかどうか、また、画面がわかりやすいかどうかも重要です。
機能は多ければ多いほど良いというものではありません。使いこなせる機能数かどうか、操作がわかりにくく使いこなせないといったことはないかという点も確認してみてください。
無料トライアル期間があるサービスだと実際に使ってみてから導入を決められるので、安心して導入できます。無料トライアルをうまく活用しながら、いくつかのサービスを比較検討するといいでしょう。
4.おすすめのアプリ4選
顧客管理アプリには有料のものと無料のものが存在しますが、治療院向けの顧客管理アプリで無料のものはほとんどないため、今回は有料のおすすめアプリを4つご紹介いたします。
COCKPIT
自費診療の治療院専用の顧客管理・予約システムです。
- 顧客管理のみ：月額7480円
- 顧客管理+web予約：月額12980円
COCKPITの特徴は数値分析に強いことです。
他の顧客管理アプリにも分析機能は備わっていますが、COCKPITは計測できる数値の項目が多く、その分だけ経営施策の検討に利用できる材料を多く得ることができます。
数値分析機能で計測できる数値
- リピート率
- 獲得単価
- 稼働率
- LTV
- 分単価
- 継続率
- スタッフ別計測
- 症状別計測
- エリア分布
サービスサイト：整体院の顧客管理・予約システム「COCKPIT」
からだケア
治療院・サロン専門の予約システムです。
- web予約のみ：月額1100円×施術者数
- web予約+集計・分析：月額1980円×施術者数
からだケアは他のアプリに比べて料金がとても安く手軽に導入することができます。
機能面でも顧客管理、分析、予約受付など十分な機能が揃っているので、初めてで分からないことも多くまずは導入してみたいという方に向いています。
注意点としては、月にかかる費用が治療院に所属する施術者の人数によって増加していくことです。比較的スタッフの多い大きな治療院で導入する際は気をつけてください。
サービスサイト：予約システム「からだケア」｜予約管理で業務を効率化
クドケン
クドケンの強みはSEO、MEO対策や治療院のコンサルティングなどのサポートが手厚いことです。
- 顧客管理のみ:初期費用27280円+月額12980円
- 顧客管理+web予約:初期費用32780円+月額16280円
今回紹介した4つの中では最も料金が高くいですが、その分人間を介したアフターサポートが充実しています。
もちろん顧客管理機能も他のアプリと同様に揃っていますので、顧客管理や予約機能だけでなく追加で経営サポートが必要な方に向いているといえます。
サービスサイト：治療院専用の顧客管理ソフトならクドケン推奨の囲い込み職人 | 治療院集客なら実績ＮＯ１のクドケン！ホームページ制作・ネット集客は治療院専門家にお任せください
Power Knowledge POS
治療院向け経営管理システムです。
- 料金：非公開
一般的にPOSとは、「Point Of Sales」という英語の頭文字を取ったもので、日本語では「販売時点情報管理」と訳されます。POSレジとは、お客さまと金銭のやりとりをした時点での販売情報を管理するシステムを搭載したレジを指します。
Power Knowledge POSはこのPOSレジを軸に予約管理や電子カルテ機能なども搭載しています。したがって、会計の部分からアプローチしたシステムの導入を検討されている方にピッタリです。
サービスサイト：パワーナレッジPOS - 整骨院・ジム・サロン経営向けPOSレジシステム
5.まとめ
顧客管理には大きく三つの方法があります。従来の紙に記録する方法、表計算ソフトを用いた方法、アプリを導入する方法です。
それぞれの方法に長所と短所がありますが、長期的にみるとアプリを導入したほうが治療院の利益になると考えられます。
顧客管理アプリの中にも価格や機能の違いによって様々なサービスが存在しますので、おすすめのアプリとその特徴を参考に自分の治療院い合った顧客管理アプリの導入を検討してみてください。
【こちらの記事もおすすめ】
WEB問診は導入するべき？メリット・デメリットやシステムの選び方を解説
