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予約管理アプリのメリットや特徴・選び方・注意点を徹底解説

スマートフォン・タブレットで簡単に予約を管理できる予約管理アプリ。業種別・予約タイプ別など、多くのメーカーからたくさんの予約管理アプリが提供されているため、どれを選べば良いか迷ってしまいませんか?そこで当記事では、予約管理アプリのメリット・特徴・選び方・注意点などをご紹介します。ぜひ参考にしながら、あなたにピッタリの予約管理アプリを選んでみてくださいね。

予約管理アプリとは?メリットを紹介

そもそも予約管理アプリとは、一体どのようなものなのでしょうか?まずは予約管理アプリについて特徴や利用するメリットなどをご紹介します。

スマホ・タブレットで予約管理が可能

予約管理アプリはスマートフォンやタブレットにインストールして利用できる予約専用のアプリケーションです。毎日使っているスマートフォン・タブレットでお客様の予約を管理できるので、予約受付業務を簡単にできます。また、スタッフのシフトなどを登録しておくと、自動で予約が入るように設定できたり、機能面も充実。お店の業種・業務形態に合わせて予約管理アプリを選ぶことで、手間のかかる予約業務の効率をアップさせられます。

24時間365日予約受付で機会損失を回避

予約管理アプリの中には、お客様がインターネットを通して自動で予約できるものがあり、24時間365日お休みの間でも機関損失なく予約を受け付けられます。例えば、予約用のURLをホームページ・SNSなどに貼り付けておくと、お客様はそのリンクをクリックしインターネットを通して予約可能。お客様が予約したいと思った時に電話をせずすぐ予約できます。インターネットで予約したものについては、自動で予約管理アプリに反映されるため、わざわざ自身で予約を打ち込む必要もありません。寝てる間に予約受付が済み、次の日以降の予約が埋まっている便利なアプリです。

受付業務から顧客管理まで効率化

予約管理アプリを導入すると、受付業務が簡単になるだけでなく顧客管理までも効率よくなります。ほとんどの予約管理アプリでは、予約受付時に顧客情報を登録可能。その顧客情報に対して、来店履歴や使った金額などのデータを蓄積していけるので、経営戦略にも活かせます。また、誕生日や住所などを登録しておくことによって、お誕生日クーポンを発行したり、ダイレクトメールを送ったりなどマーケティングにも活用可能。予約管理アプリを通して、お店の成長にも活かせます。

予約管理アプリの選び方

機能が充実しており、予約の受付から顧客管理とお店のあらゆる業務を効率よくしてくれる予約管理アプリ。しかし、導入するためにはお金がかかるため、どの予約管理アプリを使うか慎重に選ばなければなりません。そこで、ここからは予約管理アプリの選び方についてご紹介します。ぜひ参考にして、後悔のないように予約管理アプリを導入してみてくださいね!

適した予約タイプで選ぶ

あなたのお店は時間単位で区切りながら予約を管理するお店ですか?それとも、1日単位で予約を管理するお店ですか?予約タイプによって、導入するべき予約管理アプリが異なります。下記にご紹介する4種類の予約タイプを比較し、どの予約タイプがお店に合っているか比較検討しましょう。

時間タイプ

時間タイプは、場所・スタッフ・商品(サービス)・日時などをお客様自身が選んで予約するタイプです。お店側は事前に空き時間を設定しておくことで予定がある日もバッディングすることなく予約管理が可能。空き時間を有効活用できる非常に汎用性の高い予約タイプです。整体院・美容室・飲食店など、幅広い業種で活用できます。

時間割タイプ

時間割タイプは、あらかじめ場所・スタッフ・商品(サービス)・日時などのプログラムを設定し、お客様がプログラムを選択することによって予約が成立するタイプです。学習スクールやフィットネスクラブなど、あらかじめプログラムを決めておける業種・業務形態に活用できます。

日付タイプ

日付タイプは、場所・スタッフ・商品(サービス)をお客様が1日単位で選んで予約するタイプです。ホテル・レンタルスペース・レンタカーなどの予約に活用できます。

イベントタイプ

イベントタイプは、カレンダー式で不定期に開催されるイベント・セミナー・パーティーなどの予約に適したタイプです。コンスタントに毎日決まったプログラムではなく、突発的なイベントに対して予約管理を行いたい場合に活用できます。

必要な機能で選ぶ

予約管理アプリには、顧客管理やメール配信などの機能が充実しているものもあります。ただし、業種・業務形態によってはいらない機能もあるでしょう。ここでは、予約管理アプリに付いている主な機能を紹介しながら、選ぶポイントをご紹介します。

分析や経営に役立つ顧客管理機能

ほとんどの予約管理アプリについている顧客管理機能。手動で顧客情報を登録できるだけでなく、お客様がインターネット予約をする際に情報を入力してもらい、自動で反映させるものもあります。そして来店履歴や使った金額などもデータとして蓄積していけるので、顧客の状況をスタッフ誰でも把握することが可能です。その他、予約を遡ってお客さまに伝えなければいけない際にも活用できるため、ほぼ必須の機能だと言っても過言ではありません。最低限、顧客管理機能がついている予約管理アプリを選びましょう。

メールマーケティングに役立つメール配信機能

予約管理アプリの中には、顧客情報に登録したメールアドレスに自動でメール配信設定ができるものもあります。これは新メニューをお知らせする際や、クリスマス・お正月などのイベントをお知らせする際に活用できる機能です。また予約管理アプリによっては、誕生日を入力しておくと自動でお祝いメールを配信する設定ができるものもあります。お誕生日クーポンなどを活用しながら再来点を促進することもできるので、メールマーケティングに活用したい方におすすめです。

整体・サロンで役立つスタッフ指名機能

整骨院(整体院)や美容院などのスタッフを指名して予約する必要がある業種の場合は、スタッフ指名機能のある予約管理アプリを選びましょう。スタッフ指名機能がないと「どのスタッフが対応してくれるか分からない」と、結局電話で予約されてしまうケースもあります。指名制度を採用している業種の方は、スタッフ指名機能の有無を確認してみてくださいね。

予約キャンセル対策で役立つ決済機能

予約管理アプリには事前決済の機能がついているものもあります。事前決済がついていると、予約キャンセルやイタズラによる予約が起こりにくいです。その代わり、クレジットカード決済などによる手数料がかかることを覚えておきましょう。

SSL化やセキュリティ対策が強いものを選ぶ

予約管理アプリを選ぶ際は、必ずSSL化やセキュリティ対策が万全のものを選びましょう。顧客情報を抱えることになるため、情報漏洩が起こりにくいアプリを選ぶことが大切です。ほとんどのアプリではSSL化(インターネット上の通信が暗号化されるもの)されているため安心できますが、古いタイプのアプリやサポートが終了しているものはSSL化されていないケースもあります。セキュリティ面には十分に注意して選びましょう。

予約管理アプリを導入する際の注意点

予約受付から顧客の管理など非常に便利な予約管理アプリですが、認識しておかなければいけない注意点が3点あります。最後に注意点を理解し、予約管理アプリの導入を検討してみましょう。

予約管理アプリは集客するものではない

予約管理アプリは集客を行うツールではありません。あくまでも予約受付や顧客管理などの事務作業を効率化させるものであり、お客様を呼び込むものではないことを理解しましょう。予約を増やすためには、広告・宣伝を活用することが必要不可欠です。

お客様が予約しやすい環境作りをすること

予約管理アプリを導入したあとは、お客様が予約しやすい環境作りをしましょう。予約管理アプリを導入したからといって、決してインターネット予約が勝手に増える訳ではありません。例えばお店のホームページにインターネット予約のリンクを貼り付けたり、SNSから予約できるような仕組みを作るなど、お客様が予約しやすい環境作りをすることが大切です。予約管理アプリを導入したら、すぐに予約リンクを活用していきましょう。

スタッフ間で予約管理方法を共有し統一しておくこと

スタッフを抱えているお店では、予約管理アプリによる管理方法を共有し統一させておきましょう。例えば、電話や窓口で予約を受付して予約管理アプリに登録する際は、顧客情報と一緒に登録するなど、統一しておかなければ後で修正が面倒になる場合もあります。事前に登録方法などのルールを決めておくことで、スタッフそれぞれによる差がなくなり、予約管理アプリでの一括管理が簡単になりますよ。

まとめ

予約管理アプリは簡単に予約業務を効率化させられる便利なツールです。便利である分、有料でお金がかかるものもありますが、事務員1人を雇うのと比較すると非常に安く手軽だという魅力があります。ぜひあなたのお店の業務形態や業種にマッチした予約管理アプリを選び、予約受付業務や顧客管理などの事務業務を効率化させていきましょう。

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