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予約管理システムとは?選び方や導入する際の注意点を徹底解説

予約業務を効率化させ、マニュアル管理よりも手間を省ける予約管理システム。紙やエクセルなどの管理と違い、データで管理できることから、生産性アップが期待できると言われています。ところが、予約管理システムにはたくさんの種類があり、どのように選べば良いのか迷ってしまいませんか?そこで当記事では、予約管理システムの特徴をおさらいし、選び方や導入する際の注意点を解説します。ぜひ最後までご覧になり、後悔がないよう予約管理システムを選びましょう。

予約管理システムとは

予約管理システムとは、パソコンやタブレットなどを使い予約が管理できるもの。近年では、さまざまな会社で予約管理システムが提供されており飲食店・美容室・整体院で使えるものなど、業種によっても種類が豊富です。はじめに予約管理システムの特徴について3つご紹介します。

24時間365日予約受付で機会損失を回避

予約管理システムの中にはインターネット予約機能と結びついているものがほとんどで、寝ている間やお休みの間でも機会損失なく予約受付ができます。インターネット予約とは、自身のホームページやSNSなどにリンクを貼り付けておくことで、お客様が24時間365日いつでも予約できるものです。インターネット予約で受付したものは、自動で予約管理システムに反映されるため、手書きのようにわざわざ自分で予約を管理する必要がありません。そのため、寝ている間に予約が埋まり、次の日に予約を確認できます。もちろん、予定が埋まっている部分には予約が入らないように設定できるので、突然予約が入ったと慌てる心配も無し。隙間時間を作らないよう、お客様の予約管理ができます。

予約管理・顧客情報の管理が楽になる

予約管理システムはデータで管理するため、画面一つで当日の予約状況をすぐにチェックできたり、検索機能があるものは過去や未来の予約も瞬時に探せたりと非常に便利です。また、予約管理システムによっては、顧客情報を蓄積できる機能がついているため、住所や誕生日などの個人情報の管理が容易です。顧客情報はダイレクトメールやお誕生日クーポンの発行など、再来店してもらうためのマーケティング戦略に活かせます。このように予約管理システムを利用すると、予約業務の効率化からお客さまの来店促進など幅広く活用可能です。

商品管理・売上分析・決済機能などで業務を効率化

予約管理システムには、商品管理・売上分析・決済機能などのサブ機能が充実しているものもあります。商品の在庫管理に利用したり、売上からどの商品・メニューが人気なのかも瞬時に分析可能。また決済機能がついていると、予約時にクレジットカードで事前決済ができるため、レジ業務を簡単にすることもできます。お店の種類や業務形態に合わせて機能を選ぶことで、普段の業務をより効率的に回すことが可能です。

予約管理システムの選び方

予約管理システムを導入する際、実際にどのような基準で選べば良いのでしょうか。ここからは、予約管理システムを検討する上で注目して欲しい3つの選び方をご紹介します。

直感操作で使いやすいUIが搭載されたシステムを選ぶ

予約管理システムを選ぶ上で外せないのが、操作がしやすいシステムであるかどうかです。予約管理システムは、パソコンやスマートフォンで利用することが多いので、電子機器に不慣れな方は余計に時間がかかってしまうこともあります。そのため。シンプルで見やすいUI(ユーザーインターフェース)が搭載されたシステムであるかが非常に重要です。またオーナーだけでなく、受付業務をする従業員も使う場合は、お互いが使いやすい予約管理システムかどうか一緒に検討しましょう。シンプルでわかりやすく、余計な操作のいらない予約管理システムがおすすめです。

必要な機能を厳選してから選ぶ

予約管理システムに搭載されている機能は、種類によってさまざまです。例えばインターネット予約機能・顧客管理機能・メール配信機能・レジ機能・経営分析機能など、便利な機能がたくさんついているものもあります。しかし、業務形態やお店の方針によってはいらないものもあるでしょう。機能が充実していると、利用する際の初期費用や月額費用が高くなってしまう場合もあるため、本当に必要な機能はなにかを厳選する必要があります。また提供しているサービスによっては、営業時にたくさん「良さそうな機能」をオプションで提案されるケースもあるため、必要最低限に絞っておくことも大切です。

お客様が予約しやすいシステムを選ぶ

インターネット予約機能を活用したい方は、お客様が予約しやすいシステムかどうかを重要視しましょう。例えば、「予約時にリンクの遷移が多い」「時間が選択しにくい」「本当に予約できたのか分からない」など、お客様が使いづらい予約管理システムは選ばない方が良いです。予約管理システムを比較検討するときは、必ず予約画面がどうであるのかチェックした上で導入しましょう。サービス提供会社によっては、事前にデモを渡してくれる会社もあるため、一度試してみることをおすすめします。

予約管理システムを導入する際の注意点

予約管理システムは予約を便利にするものですが、誤解しやすいポイントや起こりうるリスクについても理解しておかなければなりません。ここでは、予約管理システムを導入する際の注意点について3つご紹介します。

予約管理システムには集客効果がないことを認識する

予約管理システムは、あくまでも予約を便利にするものであり、決して集客効果があるものではありません。よくインターネット予約機能があるからといって、集客機能もあると誤解しやすいのですが、集客に関しては利用者の努力が必要となります。ポータルサイトと連携されている予約管理システムを除くと、自身でホームページやメール配信、SNSなどでインターネットで予約ができる環境作りが必要です。決して集客も全て補完できるシステムだと誤解しないように注意しましょう。

従来の電話予約・来店時予約と併用する必要がある

予約管理システムを導入したからといって、電話での予約や来店時の直接予約がなくなるわけではありません。電話や直接予約を受け付けた場合は、システムを利用して手打ちする必要があります。そのため、もしシステムへの打ち込みを忘れているとインターネット予約とバッディングする可能性も。バッディングを避けるためにも、必ずシステム上で予約を埋めるよう心がけましょう。

お客様が予約ミスをする可能性がある

インターネット予約など、お客様自身で予約する場合にはミスが怒る可能性も十分にありえます。例えば、13時で予約したつもりが入力ミスで15時に予約してしまったなど、お客様が勘違いしているケースも少なくありません。もしお客さまのミスが不安な場合は、インターネット予約時に確認画面が出るシステムや、注意書きなどが分かりやすいシステムを導入しましょう。またインターネット予約機能がついているものは、電話やメールなどの情報入力が必須なものも多いため、事前に連絡先を確認することができます。「以前間違えていたお客様だから心配」などが分かっている場合は、事前に確認の電話をしたり、リマインドメールを送るなどして確認してみましょう。

まとめ

予約管理システムを導入すると受付業務の効率をアップさせられるだけでなく、インターネット予約機能や顧客情報管理機能を活用し、生産性アップが期待できます。またマーケティングや経営戦略にも活かせるため、非常に便利なシステムです。ぜひ予約管理システム

を導入する際には、今回ご紹介した選び方や注意点を参考にしながら検討してみてくださいね。

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