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一番便利な予約管理方法は?紙・エクセル・システムを使うメリットやデメリットも解説

整体・美容室・飲食店など、お客様の予約を受付する際に必ず必要となるのが予約管理。予約管理方法には紙やエクセルのほか、システムを導入するなど複数種類が存在し、それぞれメリット・デメリットがあります。そこで今回は、あなたにおすすめな予約管理方法が分かるように、それぞれの予約管理方法におけるメリットやデメリットをまとめました。予約管理は最初が肝心。ぜひ最後までご覧になって、使いやすい予約管理方法を見つけていきましょう。

予約管理をするための3つの手段

一般的に予約管理を行う方法として、「紙」「エクセル」「システム」の3つの手段があります。基本的に紙は当日予約の管理に向いており、エクセルは紙をさらにデータ化して管理しやすいようにしたものです。また、近年では予約に特化した専門のシステムも多く開発されており、予約受付業務がさらに効率化されています。次項からは、それぞれの予約管理の導入方法やメリット・デメリットを解説していきましょう。

紙で予約管理を行う方法やメリット・デメリット

もっとも一般的な予約管理の方法が「紙」で直接手書きをして管理する方法です。紙さえ用意しておけば、パソコンなどを触る必要もなく、気軽に管理できます。今すぐ始められる手軽さが特徴的ですが、デメリットもあります。まずは紙で管理する方法やメリット・デメリットをみていきましょう。

エクセルで自作するか市販の予約台帳を購入する

紙で予約管理をするためには予約台帳の用意が必要です。予約台帳は事務用品専門店や書店など市販でも入手できますが、エクセルで自作も可能。またインターネットで予約台帳のテンプレートを調べると、無料でダウンロードして使用できるものもあります。自作が難しい方は、インターネットでテンプレートをダウンロードしてから、業務形態に合わせて変更しながら使いましょう。

紙で予約管理を行うメリット

紙で予約管理を行う主なメリットは2つです。

  • お金をかけず安く手軽に管理できる
  • 機器がいらないので扱いやすい

紙で予約管理を行う最大のメリットは手軽さです。予約台帳さえ用意してしまえば、システムなどの準備もいらない上に、継続的にコストもかからないので簡単に始められます。

また紙に書く単純な作業で済むので、特別な技術がいらないのも特徴的です。今すぐコストをかけずに予約管理を行いたい方におすすめできます。

紙で予約管理を行うデメリット

紙で予約管理を行う主なデメリットは5つです。

  • 予約受付に時間がかかる
  • インターネット予約ができないため機会損失の恐れがある
  • 経営・顧客管理への応用が難しい
  • 紙の蓄積に限界がある
  • 情報共有が難しい

紙で予約管理する最大のデメリットは、予約受付に時間がかかること。「パソコンの方が紙より使いにくい」という方もいらっしゃると思いますが、細かく考えると紙の方が非常に手間が多いです。もちろん、当日予約だけ管理するのであれば問題ないでしょう。しかし、過去の予約を振り返って確認しなければいけない場面や、顧客名で予約時間を探さなければいけない場面など、「検索」ができない紙は時間がかかってしまいます。またスタッフ間での情報共有がしっかりとなされていないと予約確認時に時間がかかってしまうこともあり、デメリットが非常に多いです。他にも、顧客に結びついた情報の管理が難しかったり、経営戦略に活かしにくいことから、「その日の予約だけわかれば良い」という方にしかおすすめできません。

エクセルで予約管理を行う方法やメリット・デメリット

パソコン・タブレットなどを通して予約管理を行うエクセル。パソコンが使える方であれば、まず一番に思いつく方法ではないでしょうか。ここからはエクセルで予約管理を行う場合の方法や、メリット・デメリットを解説していきます。

自作またはテンプレートをダウンロードして使う

エクセルで予約管理を行うためには、予約台帳をエクセルで自作するかインターネットでテンプレートをダウンロードして使うかの2通りがあります。もちろん、エクセルに詳しい方に作ってもらう方法もありますが、自作かインターネットでテンプレートをダウンロードして使うのが費用もかからず無難です。

エクセルで予約管理を行うメリット

エクセルで予約管理を行うメリットは3つ。

  • パソコンで一括管理が可能
  • 作り込み次第で受付業務を簡略化
  • 紙が溜まらない

エクセルで予約管理を行う最大のメリットは、紙とは違い受付業務を簡略化し、パソコン1台にデータを蓄積できることです。関数・マクロなどを使って作り込むことで、検索機能・顧客管理・データ分析なども可能。紙よりも優れた予約台帳だと言えます。エクセル知識を有している場合にはおすすめです。

エクセルで予約管理を行うデメリット

エクセルで予約管理を行うデメリットは主に5つ。

  • 作り込み次第ではエクセルの技術が必要
  • パソコンやタブレットを用意する必要がある
  • スタッフ間で共有するのが大変な場合がある
  • インターネット予約が難しく機会損失に繋がる
  • データのバックアップをとる必要がある

エクセルで予約管理を行う最大のデメリットは、技術が必要なことです。予約台帳にあったら嬉しい「検索機能」「顧客機能」などは、自身で関数やマクロなどを用いて作り込まなければなりません。また、エクセルファイルやパソコンが壊れてしまったら予約台帳を失う恐れがあるため、バックアップが大切。エクセル・パソコンに関する知識が必要となるため、決して手軽に始められる方法とは言えません。知識がある場合を除いて、紙と同様に「その日の予約さえわかれば良い」と言う方におすすめです。

予約管理システムで予約管理を行う方法やメリット・デメリット

エクセル同様にパソコン・タブレットなどを通して予約管理ができる予約管理システム。最近では、予約管理専用のスマートフォンアプリなども出ており、どんな端末からも気軽に予約が管理できるようになりました。そんな予約管理システムを使って予約管理する方法や、メリット・デメリットについて解説していきます。

無料または有料の予約管理システムを導入する

予約管理システムを使うためには、任意のシステムと対応した端末を用意しなければなりません。システムはアプリケーションとして使えるものからChromeなどのプラウザ上で作動するものなどさまざま。導入コストについても、無料で使えるものもあれば月額課金制のものなど種類が豊富です。また、予約管理システムによっては、管理方法が日付単位であったり、時間単位であったりと内容が異なります。「顧客管理ができる」「経営指標が確認できる」など、機能も豊富に用意されているため、業務形態に合わせて予約管理システムを選びましょう。

予約管理システムで予約管理を行うメリット

予約管理システムで予約管理を行う主なメリットは5つです。

  • 予約受付業務の時間を短縮できる
  • システムで一括管理できる
  • スタッフ間での共有がしやすい
  • 機能によっては顧客管理・経営指標管理ができる
  • インターネット予約機能があれば24時間受付で機会損失を回避できる

このように、予約管理システムを導入すると業務効率化だけではなく、予約の機会損失回避であったり、データの蓄積がしやすくなるなど紙やエクセルと比較すると非常にメリットが多くなります。特に規模が大きく、予約数が多いお店であれば予約管理システムの導入は必須でしょう。業務効率・マーケティングなど、あらゆる面で予約管理システムが活躍します。

予約管理システムで予約管理を行うデメリット

予約管理システムで予約管理を行うデメリットは2つ。

  • 利用するために費用がかかる
  • システム操作に慣れる必要がある

多くの予約管理システムは有料でないと十分な機能を発揮しません。もちろん無料から使えるものもありますが、1日の予約数に制限がかかっていたり、登録できるスタッフに限りがあったりなどの制限が設けられています。また、システムの操作にはパソコン・スマホの操作が必要となるため、端末の操作に慣れていなければなりません。多くの予約管理システムでは、分かりやすく使いやすいように作られていますが、それでもシステム操作が苦手な方はいるでしょう。費用もかかるため、お金をかけて業務効率をアップさせ、長くシステム利用を続けられる自信がある場合に検討してみてください。

まとめ

今回は最適な予約管理方法について解説しました。「紙」「エクセル」「システム」どれもメリット・デメリットが存在し、同時に向き不向きもあります。それぞれの良い点を見比べながら、あなたの業務形態や予約状況を確認し、適切な予約管理方法を選択してみてください。また、一度予約管理の方法を決めて数年経過すると、「紙からシステム」「紙からエクセル」に移行するために手間がかかります。はじめから十分に考えてから決めることで、後悔しない選択ができますよ。ぜひ参考にしてみてください。

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