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エクセルでシフト管理を行う方法やメリット・デメリットを解説

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シフト管理をしようと決めたときに真っ先に思い浮かぶのがエクセル。すでにMicrosoft Officeをインストールしてある人なら、無料ですぐに始められるシフト管理方法です。

しかしエクセルによるシフト管理には、無料・手軽などのメリットがある反面デメリットもあることをご存知ですか?そこで今回はエクセルでシフト管理をする方法・メリット・デメリットの3つについて詳しくご紹介します。エクセルによるシフト管理をご検討中の方はぜひ最後までご覧ください。

目次

1. エクセルでシフト管理を行う方法

2. エクセルでシフト管理を行うメリット

3. エクセルでシフト管理を行うデメリット

4. まとめ

1. エクセルでシフト管理を行う方法

はじめに、業務形態ごとに使用しやすいシフト管理表の種類を確認し、その後に実際のシフト管理方法をご紹介していきます。

業務形態に合わせてシフト管理表の種類を選ぶ

エクセルでシフト管理を行う前に、まず業務形態と合うシフト管理表の種類を確認しましょう。シフト管理表の種類には、主に下記のような4種類のシフト管理表があります。

 

シフトの
種類

内容

タイム
シフト

縦軸に出勤者の名前、横軸に時間を記載し、どの時間に誰がいるか分かるようにシフトを管理する表。飲食店などのように人によって勤務時間が異なる場合に管理しやすい。

週間
シフト

縦軸に出勤者の名前、横軸に日付を記載し、誰がどの日に出勤しているか週で分かりやすくシフトを管理する表。曜日別で誰がどれだけ入っているかなどが視覚的に分かりやすい。

月間
シフト

縦軸に出勤者の名前、横軸に日付を記載し、誰がどの日に出勤しているか分かるように月でシフトを管理する表。シフトのパターンが決まっていて、勤務時間が一定の場合に管理しやすい。

休暇管理
シフト

縦軸に出勤者や社員番号。横軸に有給日数・繰越日数・有給取得日数などを記載し、休暇を管理する表。シフト管理とは別で使用し、休暇を計算する際に活用しやすい。

それぞれシフトの種類によって特徴が異なります。場合によってはタイムシフトと月間シフトを組み合わせて使うなど、どのように管理したいかによって管理表の作り込み具体も変わってくるでしょう。

必ずシフト管理に必要なものは何かを事前に確認し、業種・業務形態に合ったシフト管理表を選ぶようにしてください。次項からは、実際にエクセルでシフトを管理するための方法をご紹介します。

シフト形態に合ったシフト管理表を自作する

エクセルでシフト管理を始める方法は主に2つあり、1つは管理表を自作する方法、もう1つは管理表のテンプレートをダウンロードする方法です。

エクセルで最も業種・業務形態と合ったシフトを管理する方法は、シフトを管理表を自作する方法です。関数・マクロなどを用いることで、業種・業務形態とマッチしたシフト管理が可能。例えば、時間で管理するタイムシフト管理表と、カレンダーのように管理できる月間シフト管理表などを組み合わせて、1日の動きから月全体の動きを確認できるシフト管理表も作成できます。

しかし、上手に作るためにはエクセルの知識が必要不可欠。したがって、自作はエクセル知識が豊富な人におすすめの管理方法です。下記では、最もオーソドックスな週間シフト管理表の作成方法をご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

手順①DATE関数を使い日付を入力する

はじめにエクセルを開き、A1セルに20XXと該当する年を記入します。

続いてB1セルに「年」と記載し、C1セルに該当月の数字(3月なら3)を記入。D1セルに「月」と記入し、20XX年X月とシフトを管理したい月を表記しましょう。

その後、B2セルにDATE関数を使用して日付を入力します。記入する式は「=DATE(A1,C1,1)」とし、先ほど入力した年と月のセルを引用します。

その後、C2に「=B2+1」と記載し、C2を選択して月末分まで右側にドラッグしたら日付の入力は完了です。DATE関数を使うことで日付をシリアル値と呼ばれる数字だけで表した値で入力できるため、その他の関数に引用しやすくなります。

手順②WEEKDAY関数を使い曜日を入力する。

続いてWEEKDAY関数を使い曜日を入力しましょう。

手順①で使った表を使い、B3を選択し「 =WEEKDAY(B2)」と入力すると、曜日に該当する数字が表示されます。このままでは曜日とならないため、B3セルを選択し、右クリックをして「セルの書式設定」を開きましょう。

「表示形式」分類から「ユーザー定義」を選択し、種類に「aaa」と入力すると該当する曜日に変換されます。そのままB3セルを選択し、右側にドラッグしてコピーし、全ての日付の下に曜日を反映させましょう。これで日付・曜日の入力は完了です。

手順③縦軸に名前を入力し出勤日に印をつける

続いてシフトを管理したいスタッフの名前を入力します。

これまで使用したエクセルを使う場合、A4セルからスタッフ名を記載しましょう。スタッフ名を記載したら、該当曜日に「出勤」などと印をつけて分かるようにします。

もしシフトパターンが一定では無い場合、「①7時〜14時」「②14時〜20時」のように予めパターンを定義して、該当するパターンの数字を記入するなどの工夫が大切です。

手順④COUNTA関数・COUNTIF関数も活用する

さらにエクセルのシフト管理表を充実させるためにはCOUNTA関数や、COUNTIF関数の使用も必要不可欠です。

例えばCOUNTA関数なら、出勤日数を計算するために役立ちます。COUNTA関数はセルの中に文字・数字が入力されているセルの数をカウントする関数。そのため、これまでの表を用いる場合「=COUNTA(カウントしたいスタッフの出勤入力欄の範囲を指定)」とすることで、月内にどれだけ出勤しているかを計算できます。

例:山田さんが2022/3/1~2022/3/6の週に出勤する日数を数える場合「=COUNTA(B4:G4)」

一方COUNTIF関数を使用すると、稼働人数などの計算が容易になります。COUNTIF関数は「COUNTIF(範囲,検索条件)」のように使用し、3月の中からパターン①のシフトタイムで出勤している人は何人いるのかなどを簡単に計算可能です。

例:山田さんが2022/3/1~2022/3/6の週にパターン①のシフトタイムで出勤している日数を数える場合「=COUNTIF(B4:G4,”①”)」

欲しい情報、機能に合わせてCOUNTA関数やCOUNTIF関数を活用してみてください。

テンプレートをダウンロードして管理する

エクセルでシフト管理表を自作するのが難しい方は、インターネットでテンプレートをダウンロードして使いましょう。

Google・Yahoo!検索などを使い「エクセル シフト管理表 テンプレート」と検索すると、テンプレートを提供しているWEBサイトが多数ヒットします。テンプレートは、シフト管理表の種類ごとや、業種・業務形態別にテンプレートをダウンロードできるので、そのまま使用可能。

無料でダウンロードして使えるものが多数あるので、自分の店舗の業務形態にあうシフト管理表を探してみましょう。

2. エクセルでシフト管理を行うメリット

自作・ダウンロードなどを通して、気軽に管理できるエクセルでのシフト管理表。手軽さの他には一体どのようなメリットがあるのでしょうか?ここからは、エクセルでシフト管理を行うメリットについて3つご紹介します。

シフト管理表を用意できれば手軽に始められる

エクセルでシフト管理を行う最大のメリットは、シフト管理表さえ用意できれば手軽に始められる点です。予約管理システムなどと違い、パソコンにインストールしてあるエクセルで予約管理を行えるので、システムを準備する必要もなく簡単に始められます。

コストをかけずにシフト管理ができる

新しくパソコンやMicrosoft Officeを購入する場合を除いて、エクセルで管理する場合はコストをかけずにシフト管理が可能です。予約管理システムなどであれば、月額で毎月システム使用料を支払わなければならないなど、固定のコストがかかってしまいます。その分エクセルでシフト管理を行えば、毎月の固定費を抑えられるため非常にお得です。

紙で印刷して管理ができる

エクセルでシフト管理表を作っている場合、印刷して紙で管理することも可能です。効率的とは言いにくいですが、従業員が少数であったり、わざわざパソコンで管理する必要がない場合は紙でも十分でしょう。紙でもパソコン上でも管理できて融通の利く点もメリットの1つです。

3. エクセルでシフト管理を行うデメリット

エクセルでシフト管理を行うと、手軽・低コスト・紙で管理できるなど、始めるハードルの低さに関するメリットがたくさんあります。しかし、エクセルでシフト管理を行うことは必ずしもメリットだけではありません。ここからは、エクセルでシフト管理を行うデメリットについて3つご紹介します。

従業員が増えると一括管理が難しくなる

エクセルでシフト管理を行う場合、従業員が増えると一括管理が非常に難しくなります。従業員が増える度に項目を追加しなければならないため、縦長で見づらくなったり、ファイルが重くなったりする場合も。

このように、従業員が多い場合はエクセルでの管理が逆に不便になる場合もあります。従業員が増えて使いづらいと思う際には、予約管理システムの導入も検討してみましょう。

自作する場合は関数・マクロを覚える必要がある

シフト管理表のテンプレートを検索してもあまり業種・業務形態とマッチしない場合には自作しなければなりません。自作するためには、関数・マクロなどを駆使して作成する必要があるため、管理表の作成ハードルが上がってしまいます。

またテンプレートを使っていたとしても、万が一削除してしまって修復できないとなれば、また1から作り直しになる可能性も。エクセルの操作に自信が無い場合にはあまり向かないでしょう。

給与計算などの機能を充実させるのが難しい

エクセルでシフト管理を行う場合、その他の機能を充実させるのが非常に難しいです。余程エクセルの知識がある場合を除いて、給与計算などの機能を不自由なく作成するのは非常にハードルが高くなります。

このような便利機能と合わせてシフト管理を行いたい場合は、シフト管理システムを導入した方が良いケースもあります。必要な機能を厳選して、エクセルで十分か、システムを検討する必要があるのか判断してみてくださいね。

4. まとめ

今回はエクセルでシフトを管理する方法やメリット・デメリットをご紹介しました。エクセルでのシフト管理は手軽な反面、管理しやすいシフト管理表を作成したり機能を充実させたりするためのハードルが高いです。「シフトパターンが複雑ではない」「従業員数が少数である」「最低限の機能で良い」という方は、エクセルでのシフト管理方法を選択してみてください。逆に「シフト管理表の見やすさ」「シフト管理表の操作のしやすさ」「機能の豊富さ」などを重視する方は、予約管理システムをおすすめします。ぜひ今回ご紹介した内容を踏まえて、どのようにシフトを管理するか選択してみてくださいね。

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