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クラウドでシフト管理をするメリットは?無料・有料別におすすめクラウドをまとめて紹介!

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店舗経営でほぼ必須と言っても良い業務の1つに、シフト管理があります。スプレッドシートなどを使用して自力でシフト作成・管理を行うこともできますが、雇用している方の様々な出勤情報を組み立ててシフトを作成しなくてはいけないため、手間がかかると感じる方も多いのではないでしょうか。

「シフト管理の手間を省きたい」「効率的にシフトを組みたい」と考える方におすすめなのが、クラウドでのシフト管理です。今回はクラウドでシフトを管理するメリットと、無料・有料それぞれでおすすめなクラウド型シフト管理システムをご紹介します。

目次

1. クラウドでシフト管理をするメリット

2. シフト管理を行うクラウドの選び方

3. 【無料利用可】クラウド型シフト管理システム4選

4. 【有料】クラウド型シフト管理システム5選

5. まとめ

1. クラウドでシフト管理をするメリット

クラウドはクラウド・コンピューティングとも呼ばれており、「インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態」のことを意味します。

シフト管理をエクセルや紙で行う方もいますが、実際にシフトを組む際に「シフト表を作るのが大変」「従業員の配置が難しい」と悩む方も多いです。そんなシフト作成・シフト管理に関する悩みを解決できるのがクラウドでのシフト管理システム。実際にクラウドでシフト管理を行うとどんなメリットが起こりえるのか、ご紹介します。

シフトの収集・作成・共有が簡単になる

エクセルや紙を用いてシフト管理を行っている方は一定層いますが、どうしても作業工数が多くなりがちであり、自身の勤務中にシフト表が完成しないため、シフト表の完成やスタッフへのシフト共有が遅れたりしがちです。

シフト表が完成せずスタッフにシフト表を共有できないと、早くシフトを出して欲しいと考えるスタッフから不満が上がってしまい、スタッフの勤務に対する意欲低下に繋がることもあり得ます。

エクセルや紙を用いたシフト作成の進捗が遅れやすい原因は「スタッフからのシフト希望情報」「作成している作業シートや紙」「本部側で必要な報告」などがあります。

クラウドでシフト管理を行う場合、スタッフからのシフト希望情報をはじめとする各種必要な情報を全てクラウド上で収集・管理することが可能です。

そのため、クラウドでのシフト管理に切り替えた場合、1画面に全ての情報が集約可能となり、作業工数の大幅な削減をすることができるのです。また、共有もしやすく、シフト作成後の従業員への共有や本部への報告も簡単に行えるようになります。

過剰な労働時間によるリスクを削減できる

シフト管理で重要な点の1つが「労務リスクの削減」です。法律が改正されたこともあり、残業時間や有給休暇取得数を管理しなければならなくなりました。

エクセルなどのシートを使用したシフト管理や労務リスクの管理を行っている場合、法律の改正が発生する度にシートを構成する関数などを変更する必要があります。

また、労働時間の管理におけるチェック項目が多いため、どうしても人力では確認漏れが発生しかねません。

その点、クラウドで管理されているシステムでシフト管理を行うと、一定条件を満たした場合のアラート表示設定や入力制限などの設定ができるため、自力での労務リスクの管理が不要になります。

さらに、そうしたシステムは製品のアップデートが入り、法律の改正に合わせたシフト管理を容易に行うことが出来るため、法律改正に伴う労務リスクの管理ミスを起こすリスクが少ないのもクラウドのシステムでシフト管理を行うメリットの1つです。

適切な人員配置ができるようになる

シフト表を作成する上で多くの方が意識するポイントの1つに、シフト作成時に適切な人員配置を行うことが挙げられます。

しかし、スタッフ全てに目を配ることは困難であり、自力でシフト作成を行うと、どうしてもスタッフごとに出勤時間や業務量などでムラが発生しがちです。

シフトにおけるムラが発生し続けると、スタッフ内で「Aさんは比較的楽な仕事ばかりだ」「私はいつも忙しい時間帯に働かされている!」といった不満が発生し、スタッフが退職してしまい人員不足に陥る可能性も少なくありません。

クラウドのシフト管理システムを利用すると、人力のシフト管理で発生しがちな出勤時間や業務量のムラを減らすことが可能です。今までのシフトやスタッフの勤務時間を視覚的に把握しやすくなり、所属するスタッフから集計した希望シフトを基に、最適なシフトをシミュレーションすることもできるようになります。

クラウドのシフト管理システムでスタッフの希望に近いシフトを組むことにより、シフトの偏りやスタッフ間での不平等な状況を解消し、スタッフの満足度が高いシフト作成・管理が可能です。

2. シフト管理を行うクラウドの選び方

クラウドを使ってシフト管理を行うメリットを3つご紹介しました。しかし、急に見慣れないシステムを利用するのは不安と思う方も少なくありません。そんな方でも安心してクラウドでのシフト管理に切り替えられる、クラウドのシフト管理システムを選ぶ際のポイントを7つご紹介します。

自店の業種・規模に合ったクラウドか

クラウドのシフト管理システムと一口に言っても、チェーン展開している多店舗経営のシフト作成担当者向けのシステムや、スタッフが20人程度の中規模店舗向けのシステム、スタッフが10人程度の小規模店舗向けのシステムなど、利用するサービスごとに向いている店舗の規模感は異なります。

多店舗展開している企業向けのシフト管理システムと、小規模店舗向けのシフト管理システムでは、クラウドを使う上で必要な機能などが異なるため、自店の規模に合ったクラウドを選択しなければ、余計な出費が発生する可能性もあります。そのため、自店の規模に合ったクラウドであるかどうかは確認しておきましょう。

また、検討しているクラウドシフト管理システムが自店の業種に合っていて使いやすいかも確認する必要があります。例えば医療系の業種の場合、大きく日勤と夜勤の2つに分かれており、休憩も細かくとらなければいけません。医療系業種に必要なシフトを組みたいのに、日勤・夜勤に分類できない販売店向けのシフト管理システムを使っても使いづらく、業務効率化には繋がりにくいです。

シフト申請の依頼方法は何か

紙やメールなどでのシフト申請が多いと思いますが、スタッフ自身がシフト申請を忘れていて提出が遅れたり、シフトを作成する方にとってのシフト情報の管理が煩雑になってしまったりするため、紙やメールでシフト申請をするのはメリットが少ない傾向にあります。

クラウド型のシフト作成システムの中には、LINEなどスタッフの多くが利用しているツールと連携することが可能なシステムもあり、シフト申請依頼をシステム上でLINEに一括で配信することできるものもあります。

また、シフト表が完成した際の連絡手段もひと工夫が必要です。単純にメール送信するだけでは、シフトに関する重要な内容であっても、うっかり見過ごすスタッフがいることも想定しなければなりません。

そのため、LINEなどで逐一連絡を取るシステムを導入したり、設定した条件に基づくアラートの設定でスタッフが注目しやすいシステムとの連携がとれたりするクラウドを利用するのもおすすめです。

詳細な設定ができるか

小規模店舗であったり、少人数のスタッフで業務を回している場合は、詳細な設定のないクラウドシステムを利用した方がいいかもしれません。要らない機能が多いと、手間を省くために導入したクラウドシステムで、無駄な手間が増えてしまう可能性があります。

逆に、中規模・大規模の店舗や複数の店舗を経営しているオーナーさんであるならば、店舗の状況に合わせて詳細な設定ができるクラウドシステムがオススメです。

一概に「たくさん機能があるものがいい」と言うわけではないので、店舗の規模に最も適したクラウドシステムを導入するようにしましょう。

シフトの単位が合っているか

利用するクラウドのシフト管理システムによって、シフトの時間単位は異なります。1日単位のものもあれば、時間単位でシフトを作成できるものもあるため、自店に適したシフト作成システムを選ぶ必要があります。

また、クラウドによっては、正社員向けと一般従業員向けで分類できるシステムがあります。「導入してみたものの、シフトの単位が違うためシフト作成ができない!」ということにならないよう、きちんと調べておきましょう。

シフト情報を共有できる機能はあるか

スタッフへシフトの情報を共有できる機能は、必須と言えます。

その際のツールとしてメールやLINE等が挙げられますが、メールの場合は見過ごしてしまうスタッフがいる可能性があるため、あまりオススメできません。

実際、メルマガとLINEでの開封率を比較すると、メールの開封率がLINEの1/3程度であるため、スタッフに届く形でのシフト共有にはLINEがおすすめです。もちろん、高齢者のスタッフなどLINEを利用した事が無いスタッフがいる場合は、メールを利用することも検討する必要があります。

シフト管理のクラウドサービスの中には、各スタッフにLINEで作成したシフトを自動配信する機能を搭載しているサービスもあるため、クラウド上で手軽にシフト情報を共有したい場合には機能の有無を確認しておきましょう。

また、複数店舗を経営している場合は、店舗間でシフトを共有する機能を搭載したシフト管理システムを導入するのもオススメです。どこかの店舗で欠員が出た際に補充しやすくなり、スタッフの負担を減らすことができます。

勤怠管理や給与計算システムと連携できるか

勤怠管理・給与計算ツールを自社で導入している場合は、シフト管理クラウドシステムとの連携が可能かもチェックしておきましょう。ツール間で連携が可能であれば、よりヒューマンエラーが発生しにくい管理体制を整えることが可能です。

しかし、シフト管理クラウドシステムを導入したものの、先に導入していた勤怠管理・給与計算ツールとの連携が出来ない場合、導入前よりも作業工数が増えてしまう事も考えられます。導入する前に、連携が可能かどうかは必ず確認しておきましょう。

操作方法が分かりやすいか

直感的に操作ができるシステムでない場合、シフト管理システムを導入しても使い方が分からず持て余す可能性があります。シフト作成効率化のためにクラウドサービスを導入しても、操作に慣れるまでに時間がかかってシフト作成が難航しては本末転倒です。

そのため、操作方法が分かりやすいクラウドや、分からないことをすぐ質問できるアフターフォローサービスがあるクラウドを選びましょう。

3. 【無料利用可】クラウド型シフト管理システム4選

様々な業種・業態があるかと思いますが、出来る限り運営コストは抑えたいのはどの業種・業態も同じです。そんな時にオススメなのが、無料で利用できるシフト管理クラウドシステムになります。有料プランより出来ることは少ない傾向にありますが、店舗の規模によっては無料プランで十分な場合もあります。今回は無料で利用できる、クラウド型シフト管理システムを4つご紹介します。

①oplus

※出典:https://timecard.smaregi.jp/

「oplus」は、操作性はかなりシンプルであり、各店舗のニーズに合わせてカスタムできるのが特徴のクラウド型シフト管理システムです。シフト作成においては、作業工数を8割以上削減したというデータも出ており、予実管理を行うことで、人件費の見直しや人員不足の解消を目指せます。

メガホン機能ではメッセージを一斉送信できるので、「一部の人にメッセージを送り損ねた」といったヒューマンエラーも発生しません。無料のスタンダードプランは、シフト提出・管理を行う事ができ、Proプランでは1ユーザーごとに100円が発生します。

クラウドシステムの操作に不安のある方から、詳細な設定をしたい方など、多くの方にオススメできるクラウドシステムです。

公式ページ:https://opluswork.com/

②スマレジ・タイムカード

※出典:https://timecard.smaregi.jp/

「スマレジ・タイムカード」は、給与計算・休暇管理・シフト管理を行う事が出来るクラウド型シフト管理システムです。

勤務パターンからワンタッチでシフトを作成することもできるため、シフトが固定の職場であればかなり作業工数を削減することができます。また、シフトに必要な人数を設定できるため、人員が足りているかもすぐに確認可能です。「スマレジPOS」と連携を行えば、経営状況をリアルタイムで把握し、課題解決につなげられます。

「スマレジ」のシステムを利用しているオーナーさんにとっては力強い味方となるでしょう。

公式ページ:https://timecard.smaregi.jp/

③Sync Up

出典:https://www.sync-up.jp

「Sync Up」は、お店の『生産性Up』を支えるクラウド型シフト管理システムです。シフト管理者にとって悩みの種となるシフト作成も、スタッフの希望を確認し、人件費や売り上げを見ながら、労務管理に注意をして簡単操作でスムーズにこなすことができます。

また、スタッフも自分のシフトやお店からの連絡を「Sync Up」一つで確認することができます。

無料お試しプランは2か月が用意されており、トライアル中は「Sync Up」の全ての機能を利用可能になります。その後、有料プランで継続したい方は、導入の規模、期間、スタッフ数に応じて有料プランの見積りを出してもらいましょう。

公式ページ:https://www.sync-up.jp

④シフオプ

出典:https://www.shifop.jp/

株式会社リクルートが提供する「シフオプ」は、人手不足対策・シフト管理効率化などの課題を解決するクラウド型シフト管理システムです。

シフト申請はモバイル対応で、スマホやパソコンだけでなく、ガラケーからもシフト申請ができます。シフト作成は、人件費管理を行いながら、労務規定違反やリスクのあるシフトに対してアラートを出す機能や、ヘルプ募集機能、複数店舗管理機能も搭載されているのが特徴です。

初期費用は0円で、スタッフ1ユーザーごとに月額300円がかかります。

「シフオプ」は、特に高齢者などのLINEを利用できないスタッフがいる店舗にオススメです。

公式ページ:https://www.shifop.jp/

4. 【有料】クラウド型シフト管理システム5選

無料で利用できるクラウド型シフト管理システムはコストがかからない反面、ピンポイントに欲しい機能が搭載されていなくて、もどかしく感じる方もいると思います。また、どうしても店舗規模が大きくなると、無料のクラウド型シフト管理システムに搭載されている機能だけではシフト管理が難しい場合もあるでしょう。

今回は、無料のクラウド型シフト管理システムでは物足りない方や、コストを抑えてシフト管理を効率化したい方におすすめの、有料のクラウド型シフト管理システムを5つご紹介します。

①ジョブカン勤怠管理

出典:https://jobcan.ne.jp/

「ジョブカン勤怠管理」は、大きく3つに分けて出勤管理・シフト管理・休暇申請管理を行えるクラウド型シフト管理システムです。変形的な労働やフレックスなどの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに詳細な設定を行うことができ、「必要な機能だけ」を組み合わせることもできます。

問い合わせはチャットだけでなく、電話・メールも随時無料で受け付けているため、アフターサポートも徹底しているのが特徴です。

また、30日無料でお試しすることができるので、自社に合ったクラウドシステムかどうかを見定めることができます。「ジョブカン勤怠管理」は、自社に様々な雇用形態のスタッフがおり、より詳細に管理したいというオーナーさんにオススメのクラウド型シフト管理システムです。

公式ページ:https://jobcan.ne.jp/

②らくしふ

出典:https://rakushifu.jp/

「らくしふ」はLINEやLINE WORKSで簡単にシフト提出ができ、シフト作成だけではなく労務管理や人件費の管理もできるクラウド型シフト管理システムです。

LINEを活用した提出機能によって、スタッフは紙等でシフト提出する必要がなくなるため、いつでも簡単にシフト提出をすることが可能です。「らくしふ」の調査によると、シフト提出率が5割上がった店舗もあるため、シフト提出率に悩む方におすすめできるサービスでもあります。

10時から22時までの間年中無休でLINEのチャットサポートも行っているため、クラウドのシフト管理システムをこれから導入したいという方にとっても安心できるサポート体制です。

見積りは要相談のため、気になった方は無料で資料請求を行う必要があります。外国人労働者の労務管理機能もついているため、スタッフに外国人労働者がいる店舗にオススメです。

 

公式ページ:https://rakushifu.jp/

③RAMANAS

出典:https://www.sbn.co.jp/ramanas/

「RAMANAS」は、看護師などの医療系業種のワークライフバランス実現に向けて開発された、シフト表自動作成システムです。

AIによるシフト自動作成でシフト作成にかかる作業工数を削減するほか、各勤務の人数や業務内容、スキル、相性を考慮したスタッフの組み合わせなどを踏まえてシフトを自動作成するため、公平なシフトを作成することができます。医療系業種のように希望勤務が多く複雑な勤務形態でもシフト表を自動作成できるため、24時間営業の店舗などでも利用できるクラウド型シフト管理システムです。

利用料金は「ライセンス・運用サポート」+「初期導入パック」で構成されており、ライセンス・運用サポートは月額11,000円、初期導入パックは308,000円から要見積もりとなっています。

労働環境を改善したいと考えている医療現場や介護施設での利用にオススメのクラウド型シフト管理システムです。

公式ページ:https://www.sbn.co.jp/ramanas/

④ジョブスイートパートタイム

出典:https://jobsuite.jp/parttime/

「ジョブスイートパートタイム」は、シフトの収集から作成・調整や共有までの業務がオンライン上で完結することができるクラウド型シフト管理システムです。総労働時間や希望シフトなどに応じて柔軟な設定を行う事が出来るため、幅広い業種、業態の問題解決に直結しやすいのが特徴です。

急な欠員やシフト希望が重なるなどのシフト管理におけるトラブルにも対応しており、細やかなスタッフの希望や業務プロセスを自動で調整できます。

また、学生から高齢者のスタッフ、そして経営者が利用するクラウドシステムになるため、個人情報の保護に力を入れているシステムでもあり、安全なシフト管理を徹底して行いたいというオーナーさんにオススメのクラウド型シフト管理システムです。

公式ページ:https://jobsuite.jp/parttime/

⑤Shiftee

出典:https://shifteeapp-lp.com/

「Shiftee」は、自社オリジナルのカスタマイズが可能なクラウド型シフト管理システムです。

スタッフはシステムから送信されるURLからスマホで手軽にシフト申請を行う事が出来るため、シフト回収が容易になりシフト作成業務の負担を軽減できます。決まったシフトをプッシュ通知でリマインドすることもできるため、うっかりによるシフトの穴を作りにくくするためのサポートもばっちりです。

また、スタッフひとりひとりのスキルや人件費などの詳細な情報登録もできるため、最適な人員配置を実現することもできます。

「Shiftee」でシフト管理を行う場合、各種勤怠管理システムとの連携もできるため、既に勤怠管理システムなどを導入している店舗にもおすすめです。

「Shiftee」は45日間の無料トライアルの後、月額200円から利用することができます。コンビニやスーパー、飲食店、宿泊施設といった様々な業種のお店でのご利用がオススメです。

公式ページ:https://shifteeapp-lp.com/

5. まとめ

シフト管理にオススメのクラウド型シフト管理システムについてご紹介しました。

人力で行うとムラができやすいシフト作成ですが、クラウド型シフト管理システムを使うと勤務時間やスタッフの希望、相性、スキルなどさまざまな情報をデータ化することができるため、作成側は効率的にシフトを作成でき、スタッフ側は平等に作られたシフトを素早く把握できるようになります。

クラウド型シフト管理システムの無料プランでは物足りなさを感じていても、有料プランのコストを気にする方もいるかもしれません。しかし、クラウド型シフト管理システムでは有料と言っても低コストで利用できるシステムも複数あるため、予算に合ったサービスを選べば、コストを可能な限り削減しながらシフト管理を効率化することが可能です。

自分の業種・業態に合ったクラウド型シフト管理システムを導入して、業務効率化を図りながらスタッフの不満の種も潰してみてはいかがでしょうか。ぜひ本記事を参考に、導入するクラウド型シフト管理システムを検討してみてください。

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