従業員を抱えると必ず行わなければいけないのがシフト管理。シフトを管理することでスケジュールを見える化して仕事を効率よくしたり、給与計算などに役立てたりもできます。
しかし、便利にシフトを管理するためには「お金がかかるのではないか」と思っていませんか？
実は、無料でシフトを管理する方法が2つあります。今回は無料でシフトを管理する方法や、無料で管理する場合のメリット・デメリットをご紹介。最後には無料で使えるシフト管理アプリもまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
3. 無料のシステム・アプリでシフト管理を行うメリット・デメリット
1. 無料でシフトを管理する2つの方法
現代はシフト管理をする方法が無料のものから有料のものまで非常に幅広く存在します。ここでは、無料でシフトを管理するための2つの方法についてご紹介します。
エクセルでシフト表を作成し管理する
最も手軽ですぐに始められるのがエクセルでシフト表を作成して管理する方法です。お手持ちのパソコンにエクセルがインストールされていれば、今すぐシフト管理が可能。
シフト管理表は自作するか、もしくはインターネットで「シフト管理表 無料 テンプレート エクセル」と検索すると、無料でダウンロードできるものが多数あります。自作できない方はテンプレートをダウンロードしてシフトを管理してみてくださいね。
無料のシフト管理システム・アプリを使う
実はシフト管理システム・アプリも無料で配布されているものがあります。「有料化しないと一部の機能が利用できない」という場合もありますが、従業員が少人数であれば無料の範囲で十分に使えます。
最後に、無料で使えるおすすめのシフト管理アプリをご紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。
2. エクセルでシフト管理を行うメリット・デメリット
無料でシフトを管理できるエクセルですが、メリットだけではありません。
ここからはエクセルでシフト管理を行うメリット・デメリットをご紹介していきます。エクセルを使うかアプリを使うかで迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルでシフト管理を行うメリット
エクセルでシフト管理を行うメリットから見ていきましょう。
業務形態に合わせてシフト表をカスタマイズできる
エクセルでシフト管理を行う場合の最大のメリットは、業務形態に合わせてシフト表を自由にカスタマイズできる点です。
「時間で管理したいのか」「月単位で管理したいのか」「時間と月を組み合わせて管理したいのか」など自由自在にシフト表をカスタマイズできます。エクセルの知識がある人にとっては、無料で使い勝手の良いシフト管理方法だと言えるでしょう。
接続障害などに左右されずにシフトを管理できる
エクセルで管理する場合、オフラインでシフトを管理できるので接続障害などのトラブルが起こりにくいです。
エクセルファイルの破損やパソコンの動作が重いことを除くと、トラブルが少なくシフトを管理できます。
エクセルでシフト管理を行うデメリット
エクセルでシフト管理を行う主なデメリットを3つご紹介します。
従業員の増加など複雑化した場合に大変
エクセルでシフト管理を行う場合、従業員が増加した場合やシフトパターン・欲しい機能が複雑になった場合に管理が大変になります。
例えば、従業員が増えて行数が多くなり見えにくくなるなど、使い勝手が悪くなる可能性も。また、データの量が増えるとエクセルファイルが重くなってしまうため、複雑に管理する場合はエクセルだと不十分です。
マクロや関数の知識が必要な場合もある
業種によってはテンプレートでダウンロードしたシフト管理表では上手く使えない場合もあるでしょう。
そうした場合には、自分でマクロ・関数を使いながらシフト管理表を作り込まなければいけないため、エクセルの知識が必要となります。1からエクセルを覚えるのは大変なため、元々知識がない場合は非常にハードルが高いでしょう。
給与計算が難しい
エクセルで自作する場合、給与計算が非常に難しいです。特に複雑なシフトパターンの業種であれば、複数の関数を組み合わせてシフト管理表を作成するため、給与の計算も複雑になる可能性があります。
給与計算などの機能を充実させたい方は、エクセルではなくシフト管理システムやアプリを検討してみましょう。
3. 無料のシステム・アプリでシフト管理を行うメリット・デメリット
エクセルに代わって無料のシステム・アプリでシフト管理を行う際のメリット・デメリットをご紹介します。
無料のシステム・アプリでシフト管理を行うメリット
はじめに無料のシステム・アプリでシフト管理を行う際の2つのメリットをご紹介します。
スマートフォンやパソコンで簡単に一括管理可能
シフト管理システムやアプリのほとんどは、スマートフォンやパソコンで管理可能です。また従業員一人一人がいつでもどこでもシフトを確認できるので、急な休みなどでその日に出勤する従業員が変更になった場合も簡単に予定を把握できます。
エクセルと違い、わざわざ一つのパソコンで確認する必要がないので、非常に便利です。
給与計算・プッシュ通知など機能充実で便利
シフト管理システム・アプリによっては、給与計算・プッシュ通知などの機能がついているものもあります。給与計算機能は、従業員を管理しなければいけないオーナーの手間を省けるため、事務作業効率が大幅にアップできます。
また、プッシュ通知機能などがついていれば、従業員の出勤忘れなどを防ぐこともできます。
無料のシステム・アプリでシフト管理を行うデメリット
続いて無料のシステム・アプリでシフト管理を行うデメリットについて2つ見ていきましょう。
登録できる従業員数が制限されている場合がある
シフト管理システム・アプリを無料で使用する場合、登録できる従業員数が制限されている場合があります。従業員を多く抱えている方は、何名まで管理可能か事前にチェックしておきましょう。またいくら課金したら何名追加できるのかまで把握しておくことも大切です。
給与計算などの機能が制限される場合がある
無料でシフト管理システム・アプリを使用していると、給与計算などの便利機能が制限されている場合もあります。シフト管理システム・アプリを導入する際は、事前にどのような機能が必要なのかを整理して、なるべく無料でそれらの機能が使用できるものを選びましょう。
また必要に応じて、機能を課金によって追加していくなどの選択も大切です。
4. 無料のシフト管理アプリ5選
最後に無料で使えるおすすめのシフト管理アプリを5種類ご紹介します。それぞれ特徴をまとめたので、使いたい機能に合わせて選んでみてください。
「シフトボード」Recruit Co.,Ltd.
シフト管理アプリの中ではトップレベルで使われている「シフトボード」。
株式会社リクルートが提供しているシフト管理アプリで、無料でシフト管理・給与計算・通知機能が使えます。また、同じく株式会社リクルートが提供しているAirシフトを導入している場合、連携して管理も可能。非常に使い勝手もよく、一番に試していただきたいシフト管理アプリです。
公式ページ：https://shiftboard.jp/
「シフト勤務カレンダー シフカレ」Ebisu Soft
「シフトボード」に次いで人気のある「シフト勤務カレンダー シフカレ」。
App Storeの仕事効率化ランキング79位（2022年3月28日時点）と人気も高く、シフト管理アプリの中では2位にランクインしています。給料計算はないものの、シェア機能・通知機能などのシフト管理アプリに欲しい最低限の機能を搭載。シフト管理者よりも、従業員の使用に向いているシフト管理アプリです。
公式ページ：https://ebisu-soft.com/
「シフト手帳 Pro」Funeasy Soft, Inc.
App Storeの仕事効率化ランキングで104位（2022年3月23日時点）の実績を持つ「シフト手帳Pro」。
給与計算ができるだけでなく、通知機能もついているため、シフトを忘れづらく、シェア機能で自分のシフトを共有することも可能です。またウィジェット機能などもついているため、アプリケーションを開かずにホーム画面でシフトを確認可能。「シフトボード」のデザインや操作性が合わない方におすすめです。
公式ページ：https://funeasy-soft.com/shiftpro50.html
「シフマネ」DKit inc.
DKit inc.が提供している「シフマネ」は、給与計算・通知機能が搭載されているシフト管理アプリです。
シフト管理者・従業員どちらにもおすすめできるシフト管理アプリで、シンプルなデザインが評価されています。しかし、現在はiPhoneでのみ配信されており、Androidでは使用できないため、従業員にAndroidの方がいる場合は注意が必要です。
公式ページ：http://www.technoeye.com/shifumane.html
「シフト給与計算カレンダー」ProsTech&Jollystics
「シフト給与計算カレンダー」はProsTech&Jollysticsが提供しているシフト管理アプリ。
給与計算・通知機能が搭載されているので、シフト管理者も従業員もどちらでも使えるシフト管理アプリです。色分けができ、シンプルなデザインになっているので非常に見やすく、高い操作性が高評価となっています。
公式ページ：https://www.jollystics.com/achievement/シフト給料計算カレンダー
5. まとめ
無料でシフトを管理する方法やそれぞれのメリット・デメリットについてご紹介しました。
従業員を抱える段階で必ず必要となるシフト管理ですが、コストをかけなくても管理する方法がたくさんあります。
「従業員数が多く管理が大変」「シフト管理に関わる機能を充実させたい」などがない限りは、コストのかからない無料のシフト管理方法をお試しください。
