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問診票をデジタル化し電子カルテと連携させるメリットを徹底解説

患者さんが来院した際に、お名前や症状などを尋ねるために使用する問診票。近年、感染症の感染拡大防止のために、患者さんが事前にWEBを通して問診票を入力できるようにするなど、デジタル化が進んでいます。

そんな中、患者さんの状態を記録する電子カルテと、デジタル化した問診票を一括で管理できることをご存知ですか?

今回は、「問診票をデジタル化させる理由」「電子カルテと連携させるメリット」について解説します。ぜひ問診票のデジタル化や電子カルテとの連携についてご検討中の方は、参考にしてみてくださいね。

目次

1.紙の問診票をWEB問診システムへ移行するべき理由

2.WEB問診システムと電子カルテを連携するメリット

3.WEB問診システムを選ぶ際の注意点

4.まとめ

1.紙の問診票をWEB問診システムへ移行するべき理由

従来まで紙で管理されてきた問診票ですが、わざわざデジタル化させる必要はあるのでしょうか?ここでは、紙の問診票をWEB問診システムへ移行し、デジタル化させるべき理由について3つ解説していきます。

施術者の業務効率改善が見込める

WEB問診システムを導入してデジタル化させるべき一番の理由は、施術者の事務負担を軽減させて、業務効率アップが見込めることです。

従来までであれば、来院された患者さんに対して紙の問診票を渡し、待合室で書いてもらった後に、わざわざパソコン等で管理できるように転記していたかと思います。ところが、WEB問診システムを導入すれば、来院する前からWEBで問診票を書いてもらうことができ、パソコンで確認・保存までできるので、転記の事務作業が必要ありません。

今まで事務作業にかけていた時間がなくなるため、施術者は診察・施術に集中し、業務効率の改善が見込めます。

来院前に状況を把握できるため適切な判断を下しやすい

WEB問診システムを導入すると、患者さんが来院する前に名前や個人情報が分かるだけでなく、どのような症状で来院したいのかまで分かります。

来院前に症状が分かることで、施術者は事前にどんな準備をしておくべきか、また緊急の患者さんではないかどうかなど判断可能。十分に判断できる時間を設けられるので、適切な処置を下しやすいです。

また、患者さんが来院した後の、診療までの誘導もスムーズになるため、より施術に集中できます。

待ち時間の短縮による感染症対策効果が期待できる

患者さんが来院前にWEB問診システムを使用して問診票を入力してくれることで、院内での待ち時間を軽減し感染症対策ができます。

従来であれば、来院した患者さんに対して問診票を書いてもらい、記入が終わった後に事務手続きを行うのが一般的でしょう。特に、初診の患者さんの場合、個人情報を1から把握しなければいけないなど、時間がかかってしまいます。

そのような手間や時間を一気に軽減してくれるのがWEB問診システムです。WEB問診システムであれば、事前に個人情報・症状など記入でき、事前に事務手続きを済ませられます。待ち時間が少なく済むため、患者さんが安心して通えるのは非常に魅力的なポイントです。

2.WEB問診システムと電子カルテを連携するメリット

紙から移行することによって、非常に便利な点が増えるWEB問診システム。実はこのWEB問診システムを、さらに便利に活用できることを知っていますか?その方法こそが電子カルテと連携することです。ここからは、WEB問診システムと電子カルテを連携させるメリットについてご紹介していきます。

問診表の内容を電子カルテへ転記する手間を省ける

WEB問診システムと電子カルテを連携させるメリットは、問診票の内容を電子カルテへ転記させる手間を省けることです。

従来は、紙に書いていた問診票から、わざわざ電子カルテへ転記しなければならず、事務作業が負担となっている治療院も多いでしょう。また転記する際に、名前や症状などを誤って入力してしまうなど、人的ミスが起こる可能性もあります。

ところが、WEB問診システムと電子カルテを連携させることにより、機械的に転記を行うため人的ミスが起こりません。より事務作業が効率よくなるため、施術に集中できます。

顧客の基本情報とカルテの情報を一括で管理できる

WEB問診システムと電子カルテを連携させることにより、一括で患者さんの情報を管理できます。

例えば、問診票の内容はエクセルに、顧客情報は電子カルテにとまとめていたものを、一括で管理できるので、わざわざ別々で情報を探す必要がなくなります。また情報が乱雑にならず、きちんと整理できるため、事務的作業の負担を軽減。よりスマートに顧客情報を管理できます。

3.WEB問診システムを選ぶ際の注意点

電子カルテと連携すると非常に便利なWEB問診システムですが、実際にWEB問診システムを比較検討する際は、どのような点に注意したら良いのでしょうか?最後にWEB問診システムを選ぶ際の注意点について3つご紹介します。

患者さんが利用しやすいデザイン・レイアウトのシステムを選ぶこと

WEB問診システムを選ぶ際は、患者さんが使いやすいデザイン・レイアウトのシステムを選びましょう。WEB問診システムを一番に利用するのは患者さんです。

患者さんが使いにくいデザイン・レイアウトだと、なかなか馴染んでもらえず、結局紙の問診票を使うことになるなど、事務作業が手間になってしまう可能性もあります。そこで、WEB問診システムを選ぶ時は、「患者さんが回答しやすいようなデザインになっているか」「文字や入力欄が見えにくくないか」を必ずチェックしましょう。

トラブル時も対応できる手厚いサポートのシステムを選ぶこと

問診は患者さんが来院したら必ず行わなければいけない重要なフローです。重要な分、万が一WEB問診システムが接続障害などのトラブルに見舞われた際に、きちんと対応してくれる会社かどうかも選ぶ基準となります。

また、接続障害に限らず、「うまく動作しない」「バグがある」などの場合にも、すぐにサポートしてくれる会社かどうか確認しましょう。

連携機能・翻訳機能などオプション機能の充実度も確認すること

WEB問診システムのサービスによっては、連携機能や翻訳機能などのオプション機能が充実しているものもあります。前述したように、電子カルテと連携させて事務作業を軽減させたい方は連携機能が必須です。

また、翻訳機能といって、患者さんが入力した内容を解読して電子カルテに正しく用語・表記で記述する機能がついているものもあります。必要なオプション機能を事前に明確にした上で、適切なWEB問診システムを選ぶようにしてください。

4.まとめ

「コストがかかるなら紙の問診票で良い」と思う施術者の方もいるでしょう。しかし、WEB問診システムへ移行し電子カルテと連携させることは、想像以上に事務作業が楽になります。

また、「コストがかかる」といっても、事務スタッフを一人雇うよりもずっと固定費は安いです。さらに機械的に問診・電子カルテへの転記などを行うため、人的ミスも起こらないのが非常に魅力的。

事務作業を軽減させて、施術に集中したいとお考えの方は、ぜひ問診票のデジタル化と、電子カルテとの連携を検討してみてくださいね。

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