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WEB問診は導入するべき?メリット・デメリットやシステムの選び方を解説

患者さんの名前や住所などの個人情報や症状などを伺うために外せないWEB問診。

現在紙の問診票を使用していて、WEB問診の導入を検討している治療院の方はいらっしゃいませんか?

今回は、WEB問診を導入する「メリット」「デメリット」「WEB問診システムの選び方」をご紹介。WEB問診の導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

目次

1.WEB問診とは

2.WEB問診を導入するメリット

3. WEB問診を導入するデメリット

4.WEB問診システムの選び方

5.まとめ

1.WEB問診とは

そもそもWEB問診とは、患者さんがスマホやタブレットからインターネットを介して、WEB上で問診に回答できるシステムのことです。従来まで行なっていた紙や口頭による問診とは異なり、患者さん自身がWEBを介して問診票を記載します。

紙にわざわざ記入したり、スタッフが患者さんに付きっきりで問診する必要がないため、煩わしい問診作業を簡略化。施術者はより施術に集中でき、事務作業にかける時間を削減できます。

また、WEB問診システムにはたくさんの種類があり、質問項目などのカスタマイズも様々。たくさんの会社からWEB問診のシステムが提供されており、業務携帯に合わせて選べます。WEB問診システムの選び方については最後にご紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

2.WEB問診を導入するメリット

紙や口頭で行われてきた問診ですが、わざわざWEB問診として電子化する必要は本当にあるのでしょうか?まずはWEB問診を導入するメリットについて3つご紹介します。

来院前問診で業務効率を改善

WEB問診を導入すると、患者さんがスマホを使って来院前に直接問診票へ記載できるので、これまで行なっていた受付業務が軽減され業務効率をアップさせられます。従来であれば、患者さんが来院してから紙に記入してもらうか、もしくは口頭で質問をして問診票を作成していたことでしょう。作成後には、紙に書いてある情報を電子カルテへ転記する手間などもあり、事務作業が多く発生します。ところがWEB問診の場合、来院前に問診表への回答が済んでいる上に、電子カルテと連携していると転記の作業も必要ありません。より窓口業務を軽減させられる上に、転記による人為的ミスも削減できるため、総合的に事務作業のパフォーマンス向上を目指せます。

事前に情報を把握し適切な判断を下しやすい

患者さんがWEB問診で来院前に回答してくれることにより、施術者は患者さんの情報を事前に把握し「緊急なのか」「どんな施術が必要か」などの判断が下しやすくなります。

従来までは、来院後に問診して初めて緊急対応の必要があるのかどうかが分かるため、すぐに処置するのが難しい場合もできません。

しかし、WEB問診を導入すると事前に患者さんの状態を把握しやすいので、待たせることなく適切な案内・施術が提供できるなどのメリットがあります。

患者さんの待ち時間を減らし感染症を対策

WEB問診を導入すると、来院時に問診する必要がなく、事務作業も事前に済ませられるため患者さんの待ち時間を軽減できます。同時に、患者さんの待ち時間を減らすことにより、近年流行している感染症対策も可能です。

もしWEB問診を導入していなければ、来院時に問診する必要があり、さらに近くで接するなど感染症のリスクが高まります。

ところが、WEB問診は患者さんが自身のスマホやタブレットを通して問診に回答できるため、感染症のリスクを軽減。感染症の不安を少しでも抑え、患者さんがより通いやすく、安心できる環境を提供できます。

3. WEB問診を導入するデメリット

事務作業が軽減されたり、患者さんの待ち時間を減らせたりするらすなど、メリットの多いWEB問診。しかし、WEB問診はメリットだけではありません。

ここからはWEB問診を導入するデメリットについてご紹介します。

高齢者に対してのWEB問診利用が難しい

WEB問診はスマホやタブレットを通して行うため、電子機器の扱いに慣れていない高齢者が利用する際に、戸惑うケースもあります。

従って、WEB問診だけを導入するのではなく、紙による問診と並行平行して問診を実施するようにしましょう。

その他、院内にポップを掲示をして、WEB問診の使い方を解説するなど、アピールすることも大切です。

WEB入力を手間に感じ嫌う患者さんがいる

患者さんの中にはスマホやタブレットで問診に回答することを面倒に感じて、WEB問診を嫌う方もいます。

手書きでの問診に慣れている方の場合、無理にWEB問診を勧めないように注意しましょう。もし強要してしまうと、クレームにつながる可能性もあります。高齢者のケース同様に、WEB問診に慣れていない方には、紙でも問診が行えるよう準備しておきましょうを行なってください。

初期費用・月額費用などのコストがかかる

WEB問診を導入するためには、WEB問診システムを契約して利用しなければなりません。

契約内容はWEB問診システムによって様々ですが、ほとんどが初期費用や月額費用が発生します。無料で行える紙の問診票と違い、ランニングコストがかかるため、かけられるコストと相談しながらWEB問診の導入を検討しましょう。

4.WEB問診システムの選び方

WEB問診を始めるためには、WEB問診システムを導入しなければなりません。ところがWEB問診システムは、たくさんの会社から提供されているため、比較検討をしながら選ぶ必要があります。

そこで最後に、WEB問診システムを選ぶ際のポイントについて3つご紹介。ぜひ選び方を参考にしながら、WEB問診システムを選んでみてくださいね。

サポート体制が手厚いものを選ぶ

WEB問診システムを選ぶ時は、サポート体制が手厚いものを選びましょう。

WEB問診システムは患者さんがメインで利用するシステムであり、緊急の患者さんが使うことも想定されます。

もし緊急の患者さんが利用する際に、「回答した問診が届かない」「うまく問診に回答できない」などのシステムトラブルが起こると、治療院側は適切に対応が取れなくなる可能性も。利用料金を支払っている中で、「使い方が分からない」「現場での上手い運用方法が分からない」などの理由で使用しなくなってしまってはもったいないですよね。

また、システムトラブルで長時間使用できない時間があると突然しばらく利用ができなくなり困ってしまいます。従って、操作方法に迷った場合や万が一のシステムトラブル時でもすぐに解決できるよう、WEB問診システムの提供会社がどれだけサポートしてくれるのかを必ずチェックしましょう。

手軽に導入できるものを選ぶ

WEB問診システムを選ぶ時は、「問診表のフォーマットが用意されている」「質問内容がカスタマイズしやすい」など、手軽に導入できるものを選びましょう。

例えば導入時に0から問診票の内容を考えるのは時間がかかってしまい、手間に感じるものです。また、問診で聞きたい内容を簡単に追加・削除できなかったり、入れ替えがスムーズに行えなかったりするものだと、導入するまでに時間がかかってしまいます。

従って、「契約後にすぐに使えるものなのか」「初期設定は行いやすいか」などを必ずチェックしてからWEB問診システムを選びましょう。

患者さんが使いやすいシステムを選ぶ

WEB問診システムの回答画面は患者さんが使いやすいシステムのものを選びましょう。

WEB問診システムを最も使うのは患者さんです。質問項目の見やすさや操作性はもちろん、回答しやすいUI・UXになっているかどうかは、念入りに確認してください。

また操作性など使い勝手で選ぶ時は、施術者だけではなく、受付業務を行うスタッフの方や他の施術スタッフの方など複数人で試しながら選ぶのが重要。複数人で操作をしてみて、もっとも使いやすいと評価を受けたWEB問診システムを利用するのがおすすめです。

5.まとめ

良い面も悪い面もあるWEB問診ですが、紙で問診を行う場合の事務作業を考えると、導入した方がずっと効率をアップさせられます。

もちろん、患者さんによっては紙で問診するなど、臨機応変に対応しなければならないでしょう。しかし、来院前問診や電子カルテと連携できるなど、煩わしい事務作業を効率よくできるので、施術者はより施術に集中できます。

ぜひメリット・デメリットを理解した上で、WEB問診を検討してみてくださいね。

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