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電子カルテを導入する際に利用できる補助金は?IT導入補助金について徹底解説

「電子カルテを導入したいがコストが気になる」「お得に電子カルテを導入する方法はないか」など、電子カルテの導入でお困りではありませんか?実は電子カルテを導入する際には、IT導入補助金を利用できます。

しかし、補助金は条件を満たす必要があったり、申請にルールがあったりなど、初めて申請を行う方にとって非常に難しいもの。そこで今回は、電子カルテの導入で利用できるIT導入補助金について、補助金の詳細・利用方法・注意点をご紹介します。ぜひ補助金の利用を検討中の方は、最後までご覧ください。

目次

1.電子カルテの導入で利用できるIT導入補助金とは?

2.電子カルテの導入でIT導入補助金を利用するための8ステップ

3.電子カルテの導入でIT導入補助金を利用する際の注意点

4.まとめ

1.電子カルテの導入で利用できるIT導入補助金とは?

そもそもIT導入補助金が一体どのような補助金なのかご存知ですか?ここではIT導入補助金の特徴や種類について解説していきます。

ITツールの導入を支援する補助金

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者等における業務効率化や売上アップなどの課題・ニーズに合ったITツールの導入を支援する補助金です。

ITツールとは、「ソフトウェア製品」「クラウドサービス」などを指し、会計ソフト・決済ソフト・ECソフトなど種類が豊富。それぞれ自社の経営課題にマッチしたITツールの導入を検討し、補助金の対象となる「IT導入支援事業者」から提供を受けた場合に、IT導入補助金の申請が可能となります。

従って、業務効率化アップのために電子カルテを導入する際にもIT導入補助金が適用可能。「IT導入支援業者」の中から電子カルテを提供している業者を見つけ、条件を満たすことでIT導入補助金を受けられます。詳しい条件については、次項をご確認ください。

IT導入補助金の種類は2種類

IT導入補助金を大きく分けると、通常型(A類型・B類型)とデジタル化基盤導入類型の2種類があります。それぞれ条件や補助金の金額が異なるため、どのような違いがあるのか見比べてみましょう。

通常型(A類型・B類型)

IT導入補助金の通常型は、さらに細かく分けるとA類型とB類型の2種類に分けられます。それぞれの違いを表にまとめたので、下記をご覧ください。

 

通常枠

種類

A類型

B類型

補助額

30万円〜150万円未満

150万円~450万円以下

補助率

1/2以内

プロセス数

1以上

4以上

ITツール要件(目的)

類型ごとのプロセス要件を満たすものであり、労働生産性の向上に資するITツールであること。

賃上げ目標

加点

必須

補助対象

ソフトウェア費・クラウド利用料(最大1年分補助)・導入関連費等

A類型・B類型の補助対象の違いは、「ツールを導入することで何個のプロセスが業務効率化アップできるのか」です。

例えば、業務効率が改善されるプロセスが1以上4未満であればA類型。業務効率が改善されるプロセスが4以上であればB類型で申請ができます。プロセスは下記7項目に分かれているため、電子カルテを導入することで自院のどれだけのプロセスが業務効率改善されるのか確認し、該当する方に申し込みましょう。

  1. 顧客対応・販売支援
  2. 決済・債権債務・資金回収管理
  3. 調達・供給・在庫・物流
  4. 会計・財務・経営
  5. 総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス
  6. 業種固有
  7. 汎用・自動化・分析ツール

またA類型とB類型で補助金額が異なっており、A類型で30万円〜150万円未満、B類型で150万円〜450万円以下と、最大で450万円まで補助が受けられます。IT導入支援事業者と確認しながら、どの補助が適用となるのか確認しましょう。

デジタル化基盤導入類型

IT導入補助金には、通常型とは別にデジタル化基盤導入類型と呼ばれる種類の補助金が存在します。詳しい概要について表にまとめましたので、まずは下記をご覧ください。

種類

デジタル化基盤導入類型

補助額

ITツール

5万円〜350万円

5万円〜50万円以下

50万円〜350万円

機能要件

会計・受発注・決済・ECのうち1機能以上

会計・受発注・決済・ECのうち2機能以上

補助率

3/4以内

2/3以内

対象ソフトウェア

会計ソフト・受発注ソフト・決済ソフト・ECソフト

賃上げ目標

なし

補助対象

ソフトウェア購入費・クラウド利用費(最大2年分補助)・導入関連費等

ハードウェア購入費

PC・タブレット・プリンター・スキャナー及びそれらの複合機器:補助率1/2以内、補助上限額10万円

レジ・券売機等:補助率1/2以内、補助上限額20万円

補助金額は満たす機能要件の数によって異なり、1機能以上であれば5万円〜50万円。2機能以上であれば50万円〜350万円となっています。

導入を検討しているITツールが、電子カルテとしての機能単体であれば対象ソフトウェアの条件から外されますが、その他の対象機能が付いている場合は対象となる場合も。IT導入支援事業者と確認しながら、条件に合ったIT導入補助金を申請しましょう。

また上記の他にも「複数者連携IT導入類型」と呼ばれるIT導入補助金もあります。「複数者連携IT導入類型」については、IT導入補助金2022 IT導入補助金についてをご参照ください。

 

2.電子カルテの導入でIT導入補助金を利用するための8ステップ

実際に電子カルテの導入でIT導入補助金を利用するためには、どのような手順で行えばよいのでしょうか?ここでは、電子カルテの導入でIT導入補助金を利用するための下記8ステップをご紹介します。

  • ステップ1:申請条件や仕組みを理解する
  • ステップ2:IT導入支援事業者とITツールの選択
  • ステップ3:「gBizIDプライム」アカウントの取得と「SECURITY ACTION」の実施
  • ステップ4:交付申請
  • ステップ5: ITツールの発注・契約・支払い
  • ステップ6:事業実績報告 
  • ステップ7:補助金交付手続き
  • ステップ8:事業実施効果報告

それぞれ確認していきましょう。

ステップ1 申請条件や仕組みを理解する

はじめにIT導入補助金の申請条件や仕組みを理解し、何を準備してどのようなフローで手続きを行うのかチェックしましょう。下記にIT導入補助金の公式サイトの申請・手続きフローが記載されたページを記載しています。必ず申請する前に目を通し、細かい規定を確認してください。

参考:IT導入補助金2022 申請・手続きフロー

ステップ2 IT導入支援事業者とITツールの選択

IT導入支援事業者と導入したいITツールである電子カルテを選択します。IT導入支援事業者については、IT導入補助金2022年のIT導入支援事業者・ITツール検索ページから条件を設定して検索可能。

電子カルテの場合は、任意の営業エリアを選び、ツール名に「電子カルテ」と記載して検索することで簡単に検索可能です。そのほか業種・セキュリティ認証保持事業者など詳細条件を選択できるため、必要な項目を入力し検索しましょう。

ステップ3 「gBizIDプライム」アカウントの取得と「SECURITY ACTION」の実施

次に「gBizIDプライム」アカウントの取得と「SECURITY ACTION」を行わなければいけません。「gBizID」とは、行政サービスを利用する際に電子申請を利用するための認証システムのこと。「gBizID」に登録することで、電子申請を通してIT導入補助金の手続きが行えます。

一方、「SECURITY ACTION」とは、中小企業が自ら情報セキュリティ対策に取り組む自己宣言制度のことで、IPA(情報処理推進機構)が創設した制度です。IT導入補助金を受けるための条件として「SECURITY ACTION」で、「一つ星」または「二つ星」を宣言する必要があるため、必ず認識しておきましょう。「一つ星」「二つ星」の定義については、下記IPAの公式サイトをご確認ください。

参考:SECURITY ACTIONとは

ステップ4 交付申請

IT導入支援事業者と商談を進めた後に、交付申請の事業計画を策定し交付申請を行います。実際に交付申請の流れについては下記の通りです。

  1. IT導入支援事業者から「申請マイページ」の招待を受ける
  2. 申請マイページにて代表者氏名等の基本情報を入力する
  3. 交付申請に必要な情報入力や書類添付を行う
  4. 導入するITツール(電子カルテ)の情報や事業計画値を入力する
  5. 「申請マイページ」で入力内容を確認し、申請者が事務局へ提出する

上記手順で事務局へ提出後に、外部審査委員会による審査を経て、採否が決まります。

ステップ5 ITツールの発注・契約・支払い

交付申請を済ませ「交付決定通知」を受けたあとは、IT導入支援事業者に対して発注・契約を行い、実際に支払いまで進めましょう。もし「交付決定通知」を受ける前に契約・発注・納品・請求・支払いなどを行った場合は、補助金の交付を受けられないため注意が必要です。

ステップ6 事業実績報告 

実際にITツールがIT導入支援事業者から導入が行われたあと、発注・契約・納品・支払い等を行ったことが分かる証憑を提出しましょう。証憑の提出方法は下記の流れをご参考ください。

  1. 「申請マイページ」にアクセスし、事業実績報告に必要な情報・証憑を添付し事業実績報告を作成する
  2. IT導入支援事業者に確認してもらい必要情報を入力する
  3. 確認後、申請者が事務局に事業実績報告を提出する

上記手順を行う際は、必ず嘘や偽りが無いように正しく情報を入力しましょう。

ステップ7 補助金交付手続き

事業実績報告が終わり補助金額が確定すると「申請マイページ」で確認可能。確認後に補助金が振り込まれます。

ステップ8 事業実施効果報告

ITツール(電子カルテ)を導入し補助金を受け取った後には、実際にどれだけ生産性が向上したのかなど、事業実施効果報告を行わなければなりません。

報告する内容としては、売上・原価・従業員数及び就業時間・給与支給総額・事業場内最低賃金など、実際にどれだけ効果をもたらしたのかなどが挙げられます。事業実施効果報告は申請者が「申請マイページ」を使い必要な情報を入力し、IT導入支援事業者が内容を確認の上「IT事業者ポータル」から代理提出することで完了します。

 

3.電子カルテの導入でIT導入補助金を利用する際の注意点

IT導入補助金を利用するためには、非常にたくさんの手間暇や手順を踏まなければなりません。さらに手間暇の他にも注意しなければいけないポイントが複数あります。

そこで最後に、電子カルテの導入でIT補助金を利用する際に、特に気をつけて欲しい注意点について3つご紹介。IT導入補助金の利用を検討している方は、ぜひ下記の3点に注意しながら申請しましょう。

必ずIT導入支援事業者が提供している電子カルテを選ぶ

電子カルテの導入でIT導入補助金を利用する際は、必ず「IT導入支援事業者」が提供している電子カルテを選択しましょう。

支援事業者に登録のない業者から電子カルテを選ぶと、補助対象外となるため、IT導入補助金が適用できません。申請後に気づくと補助金が適用されないばかりでなく、申請までの手間暇が無駄になってしまうため、必ず「IT導入支援事業者」であるかどうかチェックしましょう。

2年目以降のランニングコストを確認しておくこと

電子カルテの導入でIT導入補助金を利用する場合、導入コストと最大1年分のランニングコストが補助対象となります。従って、2年目以降は自院で負担しなければならないので、ランニングコストは先を見越して計算しておきましょう。

特に月額が発生する電子カルテであれば、毎月の支出として考えながらコスト計算を行わなければなりません。従って、導入時には初期費用・1年目のランニングコスト・2年目のランニングコスト、その他どれだけ保守・運用にコストがかかるのか見積もりを出しておきましょう。

費用を一時的に立て替える必要があることを確認しておくこと

先にも述べたように、IT導入補助金はIT導入支援事業者に発注・契約・支払いが終わり事業実績報告を行ってから振り込まれます。従って、最初の導入コストは一時的に自院で立て替えて支払いを行わなければなりません。

どうしても補助金受領前の支払いが難しい場合は、金融機関から短期的に融資を受けることも視野に入れておきましょう。もし金融機関から融資を受ける場合は、IT導入補助金の交付決定通知書を提示することで融資を受けやすくなる場合もあるので、計画的な資金繰りが大切です。

4.まとめ

業務の効率をアップさせて、事務作業を軽減させてくれる電子カルテ。今すぐ導入を検討したくても、コストの観点からなかなか導入まで踏み切れないという治療院も多いでしょう。

しかし、今回ご紹介したIT導入補助金を利用すれば、条件を満たすことでコストを抑えて電子カルテの導入ができます。ぜひ電子カルテを導入検討中の治療院の方は、IT導入補助金の利用を検討してみてくださいね。

 

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