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顧客カルテを作るならテンプレートがおすすめ!整骨院・接骨院におすすめのテンプレートをご紹介

エステサロンや美容院のような、接骨院・整骨院と同じようにマンツーマンでサービスを提供する業種が「顧客カルテ」を作成していることを知っていますか?

顧客カルテを作成して情報を保管しておくと、自分以外への情報共有がしやすくなったり、情報を可視化できるようになったりするんです。本記事では、顧客カルテを効率的に作成する「テンプレート」についてご紹介します!

1.顧客カルテに残しておきたい情報6選

保険請求のために診療録は残していても、顧客カルテは作成しておらずスタッフ間での情報共有は口頭で伝えるのみになっていませんか?顧客カルテを残しておくと、口頭で伝えそびれた情報を共有できたり、後から情報を見返したりできるようになるんです。今回は、顧客カルテに残しておきたい情報を6つに分けてご紹介します。

患者さんの個人情報

まず顧客カルテに残しておきたいのは、患者さんの個人情報です。氏名や電話番号はもちろん、通院終了後にアプローチするためには住所もきちんと把握しておきましょう。

意外と抜けがちな項目として、家族構成や希望する連絡手段が挙げられます。家族構成を把握しておけば、新しいメニューを展開開始した時に患者さんの家族にぴったりという方針でおすすめすることが可能です。

また、LINEが普及している現在では、メールやSMSよりもLINEでの連絡を希望する方も増えてきています。患者さんがもっとも使いやすいツールで連絡やお知らせを行うことで、開封率が高い情報発信ができるようになるため、患者さんのニーズは把握しておきましょう。

その日の施術内容

顧客カルテに残しておきたい情報の2つめは、その日に行った施術内容です。

接骨院・整骨院なら当然ではありますが、同じメニュー名であっても患者さんの悩みによって施術内容は異なります。施術した従業員が毎日出勤しているとは限らず、担当者が不在の時には患者さんの情報を把握できないということも起こりがちです。

担当者が不在の時でも院内で情報共有・把握ができるように、可能な限り詳細な施術内容を記録しておきましょう。

ヒアリング内容

3つめに顧客カルテに残しておきたい情報は、ヒアリング内容が挙げられます。

接骨院・整骨院であれば毎回治療を開始する前に、患者さんの調子や悩みの改善具合を確認する方がほとんどです。しかし、患者さん側は各治療ごとに自分がどういう状態だったかを覚えていない方も多いのが現状です。

患者さん自身が治療回数を重ねていくごとに悩みが改善されていると自覚できるよう、ヒアリング内容は毎回顧客カルテに記録し、記載内容をもとに次回のヒアリング時に変化を自覚して貰いやすい環境を整えておきましょう。

会話内容

4つめに顧客カルテに記録しておきたいのは、患者さんと担当者の会話内容です。

患者さんひとりひとりによって異なりますが、治療中に会話をしたがる患者さんも一定数存在します。接骨院・整骨院は身体的不調の改善をサービスとして提供していますが、同時にマンツーマンで行う接客サービスであるのも事実です。

接客サービスという観点から見ると、患者さんとやりとりした会話内容は可能な限り記憶しておくことが求められます。全て覚えておく必要はありませんが、治療開始前に前回の顧客カルテを確認してから会話を行うと患者さんとのやりとりが円滑に進みやすくなり、治療の腕だけではなく接客における患者満足度を上げるための一要素となり得るため、治療後には顧客カルテに会話内容をある程度記録しておきましょう。

伝達事項

顧客カルテに残しておきたい最後の情報は、スタッフ間で必要な伝達事項です。

顧客カルテを確認するのは担当者だけではなく、接骨院・整骨院の院長や臨時の担当者などさまざまな方が顧客カルテを閲覧します。担当者以外の方が患者さんを担当することになっても滞りなく対応できるよう、次回の診察日時はもちろん、患者さんとのやりとりの中で発生した要望や改善点なども記録しておきたいところです。

改善点や要望を記録しておくことで、接客サービスの改善をはかれるだけではなく、マーケティング戦略の策定・改善を検討・実施することもできるようになります。些細な要望であっても細かく記録しておくようにしましょう。

2.顧客カルテを作るなら「テンプレート」利用!

顧客カルテを作成する方法は手書きやExcel、アプリと幅広く挙げられますが、慣れ親しんでいるツールとしてExcelが良いと思う方も多いのではないでしょうか。そんな方がExcelで手軽かつサクサクと顧客カルテを作成するには、テンプレートを活用するのがおすすめです。

顧客カルテテンプレートとは

顧客カルテテンプレートは、WEB上で無料または有料で配布されている、既に入力欄のフォーマットが完成している状態のExcelシートや紙シートのことを示します。

無料・有料で機能性や利便性が異なりますが、無料・有料を問わずテンプレートを利用すれば、即座に顧客カルテを導入できるようになるのは変わりません。業種・業態によって利用すべきテンプレートの型は異なりますが、WEB上で「接骨院 顧客カルテ テンプレート」のように検索すると非常に豊富な量のテンプレートを探すことができます。

顧客カルテテンプレートを使うメリット

顧客カルテをテンプレートで作成するメリットは、自分で1から顧客カルテを入力するための雛形を作成する時間・手間を削減できることです。

自分だけではなく従業員全体が入力しやすいテンプレートを作成する場合、どうしてもレイアウトを工夫したり修正を重ねたりと実際に活用できるようになるまで時間がかかる傾向にあります。

また、Excelで関数やマクロを組めない方であっても、テンプレートを利用すれば効率的に入力できる関数・マクロが予め組まれた顧客カルテを利用可能です。顧客カルテの雛形を作成する手間を削減したい方や、Excelで関数やマクロを組めないという方はテンプレートを利用して顧客カルテを作成するのがおすすめです。

顧客カルテテンプレートを使うデメリット

顧客カルテをテンプレートで作成する際、メリットだけではなくデメリットも発生します。もっとも大きなデメリットは、カスタマイズしづらいテンプレートが多いという点です。既にテンプレートとして完成している分、入力欄を増やすなど自院に合わせてカスタマイズしようとするとレイアウトが崩れてしまう可能性があります。

また、自力で関数・マクロを組むのが難しい方が関数・マクロの使われているExcelテンプレートを利用すると、計算式などを変更したい時に簡単に変更出来なくなりがちです。どうしてもテンプレートとして配布・販売されているテンプレートは既に完成している物であるため、使用していく中でのカスタマイズ性が不足しがちということを覚えておきましょう。

3.接骨院・整骨院におすすめな顧客カルテテンプレート

顧客カルテを導入しようと検索しても、非常に多くの顧客カルテテンプレートが出てきてしまい、どのテンプレートを利用すればいいか分からないという方も少なくありません。

そこで、本記事では接骨院・整骨院におすすめできる顧客カルテテンプレートを3つご紹介します。ただし、どうしても無料配布テンプレートの場合は、記入欄が少なかったり狭かったりするのは事実であるため、無料テンプレートには限度があることはご承知ください。

【無料】「ビズルート」顧客カード テンプレート04【Excel】

まず最初に紹介する顧客カルテテンプレートは、ビズルートというWEBサイトで無料配布されているExcelテンプレートです。

非常にシンプルな構成となっているため、手軽に顧客カルテを作成したいという接骨院・整骨院の方におすすめできます。ただし、先述したとおりどうしても無料配布であることもあり、記入欄が少なかったり狭かったりするのは事実です。

そのため、もしこのテンプレートを利用するのであれば、簡単にでもExcelテンプレートを自院に合った形にカスタマイズするのをおすすめします。

ダウンロードページ:https://template-run.jp/7084/

 

【無料】「テンプレートの無料ダウンロード」顧客管理台帳(顧客台帳)【Excel】

2つめにご紹介するテンプレートも、1つめと同様に無料配布されているExcelテンプレートです。

1つめのテンプレートに比べてカスタマイズしやすいシンプルな作りとなっており、デフォルトでも各治療日ごとの記録が残しやすいフォーマットが整っています。課題や方針などを記載する欄もあるため、業務改善や患者満足度向上を目指したい接骨院・整骨院の方におすすめできるテンプレートです。

ダウンロードページ:https://template.k-solution.info/2016/01/_01a4_excel.html

【有料】ボディカウンセリングカルテ【紙】

最後にご紹介するテンプレートは紙に手書き入力するタイプのテンプレートで、他2つとは異なり有料で販売されています。担当者以外が顧客カルテを閲覧する場合、どうしても接骨院・整骨院ならではのテキストだけでは不調や悩みを理解しにくいのは事実です。

とはいえ、Excelでイラストを入れるのは困難と感じる方も多いですよね。このテンプレートの場合、最初から全身のイラストが印刷されているため、実際に患者さんが不調を感じている部位に丸をつけたり加筆したりするだけで、担当者以外の方にも伝わる顧客カルテを作成できます。コストをかけてでも効率化したいという接骨院・整骨院の方に特におすすめできるテンプレートです。

購入ページ:ボディカウンセリングカルテ (2セット-100枚入) 

4.テンプレート利用・購入の手間を省くなら「シセイカルテ」

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無料テンプレートだと必要な項目が足らず、有料テンプレートを購入する場合はカスタマイズがしづらい…というのは悩ましい点ではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、顧客カルテと姿勢分析機能、AI姿勢分析システムを合わせて使用できる電子カルテシステム「シセイカルテ」です。タブレットで利用できるシセイカルテであれば、手軽に顧客カルテを入力できるだけではなく、手書き入力もできるため、Excelと手書きテンプレートの良い所を取った顧客カルテを作成できるようになります。加えて、お客様に納得してもらえる説明を可能にする、治療における改善状態を数値化・可視化したデータを取ることも可能です。

利用料金は要問い合わせですが、接骨院・整骨院の方であれば、利用したら業務効率化を図れる顧客カルテ作成システムのため、まずは資料請求をしてみてはいかがでしょうか。

AI姿勢分析システム - シセイカルテ | タブレット1つでお客様の身体の歪みや姿勢を可視化&評価

5.まとめ

顧客カルテを手軽に作成できる、顧客カルテテンプレートについてご紹介しました。無料・有料それぞれでおすすめできるテンプレートをご紹介しましたが、無料版・有料版それぞれで長所・短所が存在します。

自院に合った無料テンプレートが見つからない場合、顧客カルテ管理システムなどを使用するのも一考の価値があるでしょう。自院にどんな顧客カルテがあれば良いか考え、適切なタイプの顧客カルテを導入してみましょう。

 

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