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顧客カルテには何を書けばいい?知っておきたい顧客カルテのポイント徹底解説

接骨院・整骨院を経営していると、患者さんに治療による変化を伝える際に苦労したことがある方も少なくないのではないでしょうか。また、従業員同士でも口頭で患者さんの治療進捗を共有する際に、上手く伝わらないと感じた経験がある方もいると思います。

本記事では、そんな接骨院・整骨院ならではの課題を解決できるツール「顧客カルテ」を導入する際のポイントや顧客カルテを作成する際のおすすめツールを解説します!

目次

1.顧客カルテとは何?

2.顧客カルテで記載・共有したいポイント

3.顧客カルテを残す方法は4パターン

4.顧客カルテ作成におすすめなアプリ・システム3選

5.まとめ

 

1.顧客カルテとは何?

「顧客カルテ」という単語自体を聞いたことがないという接骨院・整骨院の方も多いのではないでしょうか。顧客カルテは診療録としてのカルテとは異なり、施術記録だけではなく患者さん自身について記載したり、患者さんとやりとりした内容を記録したり、患者さんへの説明材料として利用したりする、患者さん個人についてまとめたものです。まずは、顧客カルテを作成するメリットを2つご紹介します。

担当者不在でも引き継ぎがしやすい

顧客カルテを作成するもっとも大きなメリットは、担当者が不在の場合であっても情報共有や引き継ぎができるということです。

どうしても接骨院・整骨院は患者さんひとりひとりに対して、固定の従業員が治療を行うマンツーマン形式になる傾向にあります。マンツーマン形式は患者さんひとりひとりの悩みに真摯に向き合えますが、その分担当者がいない時に患者さんの情報を把握・共有できなくなりやすいという課題に直面しがちです。

院内で共有・展開するための顧客カルテを導入すると、この課題を解決しやすくなります。顧客カルテには患者さんの様子やヒアリング内容を始めとする、さまざまな情報が記載されているため、万が一担当者が急に退職してしまったとしても、手軽かつ即座に情報の引き継ぎをすることが可能です。院内の情報共有の滞りについて悩む接骨院・整骨院の方には、特に顧客カルテの導入をおすすめします。

患者満足度を上げるための検討材料になる

患者さんの身体的不調の改善をするための治療院として接骨院・整骨院は存在していますが、接客業としての要素があるのも事実です。患者さんごとに接客で不満に感じるポイント、接客方針やマーケティング施策も異なります。

そのため、可能な限り改善を繰り返し、患者さんにとっての最善を目指すことが重要です。顧客カルテを作成して従業員間で共有しておくと、具体的にどのような点でサービス・接客方針・集患施策を改善したら良いのかの検討が付きやすくなります。些細な情報であっても、他の従業員から見ると改善の余地があることであることも多いので、さまざまな視点から患者満足度を向上させるためにも、顧客カルテの作成はおすすめできる施策です。

2.顧客カルテで記載・共有したいポイント

顧客カルテを作成すれば、自分しか担当していない患者さんの情報を他従業員にも分かりやすく伝えられます。では、顧客カルテはどのようなことを記載すべきなのでしょうか。以下では、顧客カルテを作成・共有するのであれば最低限記録しておきたい6つのポイントを解説します。

患者さんの個人情報

当然ではありますが、患者さんの個人情報はきちんと把握しておきましょう。氏名や住所のような最低限把握すべき個人情報はもちろん、緊急連絡先や患者さんが希望する連絡方法などを記録しておくと、万が一患者さんや家族の方に連絡する必要が発生した際にスムーズにやりとりできます。

また、患者さんの中には持病を抱えていたり服薬していたりする方もいらっしゃいます。ただ症状や不調について記録するだけではなく、持病や服薬状況についても記録しておき、治療する際に影響が出ないように意識しましょう。

その日の施術内容

顧客カルテは患者さんについての情報を記載するだけではなく、各治療日ごとにどんな治療を行ったかを記載しておきましょう。接骨院・整骨院では同じ施術名であっても、患者さんごとに異なる部位への治療を行っています。加えて、何故その治療方法を実施したのかも記載しておくと、担当者が不在の日に患者さんが予約したとしても、代理の従業員が円滑に治療可能です。

患者さんの様子

意外と情報として共有されないことが多いのが、治療中の患者さんの様子です。例えばEMS治療を行ったとして、実際に設定した電圧については記録してあっても、電圧を上げていく間の患者さんの様子を記録していない接骨院・整骨院も少なくありません。

どの電圧の時に患者さんはどんな反応をしたのか、どんな感想を抱いたのかなども記録しておくと、担当者ではない従業員であっても、患者さんにとって安心感のある施術を行えるようになります。

写真・動画

診療録としてのカルテの場合、レントゲンやCT写真のような画像が共有されていることも少なくありません。顧客カルテも診療録としてのカルテと同様に、可能な限り説明材料となる写真や動画は残しておくことが重要です。

施術ごとに写真や動画を残しておくと、患者さんの変化を把握しやすくなり、治療方針を具体的に計画することができるようになります。

また、写真・動画を残しておくと患者さん自身に治療の進捗・改善具合を説明する際に役立てることも可能です。患者さんは柔道整復師ではないため、専門用語を読んでも意味が分かりません。専門用語が分からない方でも理解しやすい要素として、イラストや写真、動画、数値のような可視化されたデータなどが挙げられます。毎回患者さんに説明するとは限らないものの、患者さんが説明を希望した際に分かりやすく伝えられるよう、写真や動画は残しておきましょう。

ヒアリング内容・会話内容

患者さんとやりとりした内容は可能な限り記録しておき、患者さんと初めて接する従業員でも円滑に会話ができる状態を目指しましょう。どうしても初めて接する従業員の場合、患者さんにとっては何度も聞かれたことについて聞いてしまいがちです。とはいえ知ったかぶって接するのは絶対NGですので、ある程度事前に情報を把握できる状態を整えておく必要があります。

顧客カルテはこのような時に役立つ資料となるため、患者さんと話した内容や、治療前に患者さんに確認した症状・不調の具合についてはきちんと明記しておくことをおすすめします。

3.顧客カルテを残す方法は4パターン

顧客カルテで記載・記録すべきポイントをお伝えしました。顧客カルテをまだ作成していない方は作るメリットが盛り沢山ですが、顧客カルテを作成する方法は1つではありません。接骨院・整骨院と一口に言ってもさまざまな経営方針があるため、自院に合った顧客カルテ作成方法を把握してから作成するのがベターです。今回は、顧客カルテを作成する4つの方法をご紹介します。

紙カルテ

まだ診療録を電子カルテ化していない接骨院・整骨院の場合、もっとも馴染みやすい顧客カルテ作成方法は「紙カルテ」です。

手書きで作成する診療録と同様に顧客カルテを直筆で毎回作成する方法であり、パソコンでは難しい手書きのイラストなどを記入することもできるため、パソコンよりも柔軟な顧客カルテを作成できます。しかし、紙カルテの問題点と同じように、直筆の文字が読みにくかったり、保管方法や保管場所をどうするかという問題があるため、できれば顧客カルテだけでも電子化したいところです。

Excel・スプレッドシート

パソコン操作にある程度慣れており、キーボード入力に抵抗がない方であれば紙カルテよりもExcel・スプレッドシートで顧客カルテを作成する方法もあります。WEBで無料配布されていたり、有料販売されていたりするテンプレートを利用すれば、雛形を作成する手間を省きながらサクサク入力できる顧客カルテを作成可能です。しかし、患者さんの治療後に毎回パソコンを使用する必要があるため、治療終了のタイミングによっては順番待ちをする必要があり、効率的とは言いがたい傾向にあります。

アプリ

順番待ちをしたり、パソコンに慣れていない場合に手間取る方がいるExcel・スプレッドシートでの顧客カルテ作成に比べて、若年層の従業員であればすぐ慣れやすいのがアプリでの顧客カルテ作成です。Excel・スプレッドシートとは違いスマートフォンまたはタブレットで入力できるため、順番待ちをせずとも使い慣れている端末を使いその場で顧客カルテを作成できます。

アプリで顧客カルテを作成する場合、無料アプリと有料アプリを選ぶ必要があり、無料・有料のどちらを選ぶかは接骨院・整骨院の院長や経営者の経営方針次第です。とはいえ、スマートフォンやタブレットで利用できるアプリの利用料金は高くない傾向にあります。コストパフォーマンスが見合わないと感じたら即座に解約できるため、有料であっても手を出しやすいのがアプリならではの特徴です。

電子カルテシステム

最後に紹介する顧客カルテ作成方法は、電子カルテシステムを利用する方法です。診療録を電子化している接骨院・整骨院の場合、既にカルテ作成のためにシステムを導入している治療院もあるでしょう。電子診療録作成システムと同様に、顧客カルテもシステムを利用して作成できます。もちろん、電子カルテシステムの中には無料・有料があり、コストを考えると有料の電子カルテシステムの導入を躊躇する方もいるでしょう。

しかし、有料の電子カルテシステムはカスタマイズ性に優れていたり、電子カルテ以外の機能も充実していたり、既存ツールとの連携機能が充実していたりと、顧客カルテ作成以外の業務効率化も図れるツールでもあります。

電子カルテシステムの中にはデータを数値化できるシステムもあるため、患者さんに説明する際に役立てることも可能です。自院の経営方針や注力したい点が明確な場合、電子カルテシステムの導入をおすすめします。

4.顧客カルテ作成におすすめなアプリ・システム3選

電子カルテを作成する方法を4つご紹介しましたが、4つの中でもおすすめなのは電子カルテシステムとアプリの2つです。具体的に接骨院・整骨院におすすめできる電子カルテシステムとアプリを合わせて3つご紹介します。

シセイカルテ

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接骨院・整骨院で顧客カルテを作成したいのであれば、各端末で利用できる電子カルテシステム「シセイカルテ」がおすすめです。シセイカルテは接骨院・整骨院のような治療院に焦点を当てて開発された電子カルテシステムであり、治療院の現場に寄り添った機能が充実しています。

スマートフォンやタブレットに慣れていない方でも直感的に記入しやすいよう、手書き入力と項目選択の2パターンを選択できるシステムであり、タブレットを活用すれば施術スペースで患者さんに治療の進捗や改善状況を説明する際のプレゼン資料として活用できるツールとしても利用可能です。開発会社の株式会社Sapeetが開発しているAI姿勢分析システムと連携させることもできるシステムであるため、改善状態を患者さんに分かりやすく伝えたい接骨院・整骨院の方には特におすすめできる電子カルテシステムです。

初期費用や月額料金は要問い合わせですので、試しに資料請求や問い合わせをしてみることをおすすめします。

content="電子カルテ | 整体院・ジム・歯科事業者様向け - シセイカルテ"

顧客カルテ+POS &予約管理アプ‪リ

2つめに顧客カルテ作成におすすめなツールは「顧客カルテ+POS &予約管理アプ‪リ」というiPhone・iPadに対応しているアプリです。

美容院やネイルサロンなど美容を扱う業種におすすめされている顧客カルテアプリですが、接骨院・整骨院にも十分おすすめできます。基本的な個人情報の入力はもちろん、来店同期や来店日、施術同意書用テンプレートを作成できる機能も充実しており、接骨院・整骨院には嬉しい全身イラストへの手描き機能も搭載されているアプリです。

接骨院・整骨院の経営方針によっては物販商品を扱っている治療院もありますが、顧客カルテ+POS &予約管理 アプリを使えば物販促進もできるようになります。

購入機能やPOSレジ機能、商品管理機能とさまざまな機能が用意されているため、経営方針に合わせて業務効率化も図ることも可能です。まず手軽に利用できる顧客カルテ作成ツールを導入したいという方は、試しに顧客カルテ+POS &予約管理アプ‪リを導入してみてはいかがでしょうか。

ダウンロードページ:顧客カルテ+POS &予約管理 アプリ

BEFORE AFTER

最後に紹介する顧客カルテ作成ツールは「BEFORE AFTER(ビフォーアフター)」という顧客管理アプリです。

45日の無料トライアル期間は写真保存容量無制限の機能を無料で使用することができ、トライアル期間終了後も100MBまでは無料で利用できるほか、従業員の入力だけではなく、患者さん自身に個人情報を入力して貰えるモードも搭載されています。

BEFORE AFTERの最大の特徴は写真によって顧客管理を行える顧客管理アプリであり、カメラ関連の機能が充実しているという点です。

アプリ名の通り、治療前後を比較できる写真を透過して比較できる機能を始めとして、ボディガイドやグリッド表示機能なども用意されており、情報を分かりやすく共有したい接骨院・整骨院は一度試す価値がある顧客管理アプリであると言えます。

公式サイト:無料で始める写真で顧客管理アプリ BEFORE AFTER®【ビフォーアフター】

5.まとめ

顧客カルテを作成する際の記入ポイントと、接骨院・整骨院が顧客カルテを作成するならおすすめしたい顧客カルテ作成ツールを3つご紹介しました。

どのツールも優劣付けがたいツールであり、各ツールごとに長所も異なります。自院の特徴や従業員の傾向に合わせて、自院にとって相性の良い顧客カルテ作成ツールを選び、従業員間での情報共有を効率化し、患者さんにも伝わりやすい情報提供できる状態を目指しましょう。

 

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