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シフト管理をデジタル化したい経営者必見!接骨院・整骨院におすすめなシフト管理システム5選

「毎月のシフト作成が億劫で仕方ない」

「シフト提出を求めてもなかなか提出されなくてシフトを作成できない」

「シフト管理をデジタル化したい」

そんな悩みを抱える接骨院・整骨院の方におすすめするのが「シフト管理システム」の導入です。シフト管理システムはシフト収集やシフト作成を効率的に行えるだけではなく、さらなる相乗効果も期待できる、業務効率化を目指したい方は導入すべきツールでもあるのをご存じでしょうか。本記事では、シフト管理システムの選び方からおすすめできるシフト管理システムまでをご紹介いたします。

目次

1.シフト管理システムとは何?

2.シフト管理システムを導入するメリット

3.シフト管理システムを導入する際の検討ポイント5選

4.接骨院・整骨院におすすめなシフト管理システム5選

5.まとめ

1.シフト管理システムとは何?

「シフト管理」と聞くと、エクセルで作成したシフト管理シートや、紙に直筆で記載するシフト表などを想像される方も多いのではないでしょうか。

しかし、シフト作成効率や、共有しやすさを考え、現在では「シフト管理システム」と呼ばれるシステム・ソフト・アプリなどを使用する方がほとんどです。そもそもシフト管理システムとは何?という方に向けて、まずはシフト管理システムとエクセルでのシフト管理との違いをお伝えします。

エクセルでのシフト管理との違い

エクセルでシフト管理を行っている方の中には、テンプレートを利用してシフト管理をしている方も多いでしょう。テンプレートを使えば手軽にエクセルでもシフト作成ができますが、エクセルでシフトを作成する場合、各従業員から提出された希望シフトの調整や、突発的なシフト変更による欠員対応などを人力で行わなければいけません。

しかし、シフト管理システムを使用する場合、そうした作業を自動化することができます。シフト管理システムの多くはシステム上で各従業員の提出した希望シフトを自動入力してくれるため、うっかりや見間違いなどによる人的ミスを減らしながらのシフト管理が可能です。

また、シフト収集やシフト共有においても、LINEやメールなどを通してシフト管理システムが自動で各従業員に通知してくれます。従業員自身のシフト提出漏れやシフト確認漏れも防げるようになるため、エクセルからシフト管理システムでのシフト管理へ移行する方が増えつつあるのが現状です。

AIでシフト管理ができるシステムもある

「AI」という単語に聞き慣れない方も多いかもしれません。AIは私たち人間の思考パターンや考え方を人工的に再現する人工知能であり、各社が構築したシフト管理システムの中には、このAIを活用してシフト作成を行えるシステムも増えてきています。

AIが導入されたシフト管理システムを使う場合、シフト管理者が人力でシフトを作成する手間を削減することが可能です。事前にシフト管理システムに設定した項目や優先順位などに基づいてシフトが作成されるため、効率的な労働時間の調整や人員配置ができるようになります。

ただし、AIを活用したシフト管理システムはルールに基づいたシフト作成しかできないため、従業員同士の人間関係や、急なシフト変更などの対応が難しいです。とはいえ、基本的なシフト作成は自動で出来るようになるため、エクセルや紙に人力でシフト作成をしている場合と比較すると、シフト管理で発生する負担や時間を削減できるようになるのは事実です。

そのため、基本的には自動作成されたシフトを利用し、細かい調整が必要なところだけ人間の手で調整することで、シフト作成の手間・負担を減らして効率化を図る方も多い傾向にあります。

シフト管理以外の機能を搭載しているシフト管理システムも!

シフト管理システムはシフト作成・管理にのみ特化したシステムだけではなく、勤怠管理・給与計算などに利用しているツールとの連携や、LINEなど連絡ツールでの連携、店舗間・他者共有機能などさまざまな機能を搭載しているシフト管理システムもあります。

例えばLINEと連携できるシフト管理システムの場合、開封率が低く返信を忘れがちなメール・SMSよりもLINEは返信率が高いため、短時間かつ効率的なシフト収集を実現可能です。

また、LINEと連携している場合は作成したシフトをそのままLINEで共有することもできるため、従業員側としても事務所などで自主的に確認しなくて済むようになり、従業員満足度も上がりやすくなります。

LINEと連携できるシフト管理システムがあるように、以前から導入している勤怠管理システムや、給与計算システムなどと連携できるシフト管理システムもあるため、シフト管理以外の観点でも業務効率化を図れるのがシフト管理システムの特徴です。

2.シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムの概要についてお伝えしましたが、シフト管理システムがあるといいのは分かっても導入すべきか悩む方も多いでしょう。次は、そんな方に向けてシフト管理システムを導入するメリットをお伝えします。

【従業員】シフト提出が簡単になる

シフト管理システムを使うことは、シフト管理者だけではなく従業員側にもメリットが発生します。もっとも分かりやすい例では、シフト提出が簡単になるという点です。

シフト収集方法はメール・SMS・手書き・LINEとさまざまなものがありますが、どうしても各日程における就業可能日時を手入力・手書きする必要があり、従業員にとっては手間がかかる方法がほとんどでした。

しかし、シフト管理システムを経由してシフト収集を行うようになると、自動でLINEやメールにシフト提出テンプレートやシフト提出用URLが送信されるようになるため、手入力する手間を省いた手軽なシフト提出が実現可能です。どうしても今までのシフト提出は手間がかかる面倒なものという認識から、手軽・簡単に提出できるものという認識に変わるため、シフト管理システムを導入することは従業員にもメリットが発生します。

【従業員】シフト確認が手軽に出来る

エクセルや紙ベースで作成されたシフトの場合、データを印刷した紙を事務所に貼ったり、LINEに写真で投稿したりと、従業員側にとっていつでも手軽に分かりやすく確認できるシフト共有方法ではありませんでした。

シフト管理システムでは、LINEやメール、専用アプリなど各種方法で従業員側もシフト管理が手軽にできるようになります。作成されたシフトを自動送信する機能を搭載したシフト管理システムもあるため、シフト共有漏れがなくなり、確実に従業員がシフトを確認できる環境を整えることも可能です。

【シフト管理者】シフト作成にかかる工数を削減できる

エクセルや紙ベースでシフトを作成しようとすると、まず各従業員の希望シフトを確認・入力するところから始まり、そこから調整してシフトを作成しなければいけませんでした。しかし、シフト管理システムの場合はシステム経由で収集した希望シフト情報が既に入力されており、システムによっては理想的なシフトを自動作成する機能も搭載されています。

事前に設定されたルール・規則に基づいて自動でシフト作成を行うシステムの場合、人力で微調整をしないでも問題ないシフトを自動作成することも夢ではありません。自動でシフト作成を行わないシフト管理システムであっても、シフトのサジェスト機能が搭載されたシステムなどもあるため、今まで人力で行っていたシフト作成の手間・工数を削減することができるようになります。

【シフト管理者】労務リスクを削減できる

エクセルを利用してシフトを作成する場合、各従業員ごとの想定勤務時間をマクロや関数などで計算して管理している方がほとんどでしょう。

しかし、労働基準法をはじめとする各種規則・ルールは世流に合わせて内容が変更されがちです。マクロや関数などを利用している場合、変更が起きた際のメンテナンスによる手間や、メンテナンスできる人材を常に確保しなければいけないというデメリットがあります。

シフト管理システムを使う場合、開発会社が常にリアルタイムでの規則・ルールに合わせてシステムをアップデートしているため、自分たちでメンテナンスをせずとも労務時間などを管理可能です。加えて、入力されたデータに問題があった場合はアラートを出現させる機能などが搭載されているシフト管理システムもあるため、人力では防ぎにくい労務リスクを低下させることもできるようになります。

【シフト管理者】人材配置を最適化できる

シフト管理システムを導入し、曜日や時間ごとに必要な人数などのルールを設定すると、集まった希望シフトでは人数が不足している曜日や時間帯などを数値として把握できるようになります。

どの曜日・日時でどのくらいの人数が不足しているかなど、シフト作成において整理に字間がかかりがちなポイントを簡単に解決できるのも、シフト管理システムを導入するメリットです。

3.シフト管理システムを導入する際の検討ポイント5選

シフト管理システムを導入するメリットは非常にさまざまなものがあり、導入を検討したいと思い始めた方も多いと思います。しかし、シフト管理システムは各社がさまざまなシステムを開発しているため、自分の事業に合ったシフト管理システムを選ばなければいけません。シフト管理システムを導入する際にチェックすべきポイントを5つご紹介します。

シフトの収集・共有方法は何か

シフト管理システムを使用する場合、その多くはシステムに搭載された機能でシフトを収集・共有できます。しかし、シフト管理システムも非常に多くの種類があるため、シフトの収集・共有方法もさまざまです。

一般的にはメール・SMSよりも普及率・開封率が高いLINEを連携させ、LINEで個別に通知を送る方法が共有漏れの起きる可能性を減らしやすいです。しかし、LINEの使用頻度が少ない年代の従業員が多い場合、LINEよりもメール・SMSで通知した方が良い場合も考えられます。

また、スマートフォン対応の専用アプリでシフト収集・共有を行うシフト管理システムも存在するため、職場環境や従業員に合ったシフトの収集・共有方法が何かをチェックしておきましょう。

勤怠管理・給与計算などのツールとの連携機能はあるか

二つ目にチェックしたいのは、LINEや勤怠管理ツール、給与計算ツールなどと連携できるシフト管理システムかどうかです。もともと勤怠管理ツールや給与計算ツールを導入していない場合であれば、シフト管理システムに自動搭載されている機能を使えば問題ありません。しかし、既に各ツールを導入している場合は、シフト管理システムと利用ツールが自動連携できなければデータを手入力したり、CSVを出力・読み込みさせたりしなければいけないため、手間や工数を削減できません。
そのため、既に勤怠管理ツールや給与計算ツールを使用している場合、導入を検討しているシフト管理システムが連携できるシステムかどうかを確認しておきましょう。

シフトをどうやって作成・調整するのか

シフト管理システムは先述したように、AIが自動でシフトを作成してくれるシステムと、シフト収集・共有までは自動で作成自体は人力で行うシステムなどがあります。

シフトを完全自動で作成したい場合はAIが搭載されているシフト管理システムを導入すべきですし、自分の目で確認・調整したい場合は人力で調整できるシフト管理システムを選ばなければいけません。

また、AIを搭載したシフト管理システムの場合、急なシフト変更が発生した時の調整はどのように行うのかを確認しておくと、実際にシフト変更が発生した時にも慌てないで済みます。実際にシフトを作成・調整する流れを事前に把握した上でシフト管理システムを選びましょう。

シフト単位などをカスタマイズできるか

業態や提供するメニューによって、シフトが15分単位、30分単位、1時間単位と異なる店舗がほとんどです。利用を検討しているシフト管理システムのデフォルトシフト単位が一致していれば問題ありませんが、異なる場合はシフト単位を自店に合った単位に変更できなければ導入する意味がありません。そのため、シフト単位が合っているか、またシフト単位を調整できるシフト管理システムかどうかも、きちんと確認しておきましょう。

操作方法が直感的に分かるシステムか

自店に合ったシフト管理システムを選ぶ上でもっとも重要なのは、操作方法が分かりやすいシステムかどうかです。せっかく導入しても、シフト管理システムの操作に慣れるまで時間と手間がかかるようでは意味がありません。慣れるまでは我慢をするのではなく、最初から操作方法がシンプルで分かりやすく設計されたシフト管理システムを選ぶことが、シフト管理の効率化への近道です。

4.接骨院・整骨院におすすめなシフト管理システム5選

シフト管理システムを選ぶ上でのチェックポイントをご紹介しましたが、シフト管理システムの数が多く、結局どれにすべきか分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで、接骨院・整骨院におすすめできるシフト管理システムを5つご紹介します。

【無料】oplus

まず最初にご紹介するのは、Oplus株式会社が開発している「oplus」というシフト管理システムです。

oplusはクラウド上で完結するシフト管理システムであるため、PCだけではなくスマホからもシフトを提出・調整できます。また、シフト提出通知に加えて、急にスタッフが足りなくなった時にも役立つメッセージ一斉送信機能も搭載されているシステムです。

自動シフト作成機能が搭載されているため、シフト作成を自動化したい方にもおすすめできるシフト管理システムでもあります。oplusは0円から利用できるシフト管理システムですので、試しにシフト管理システムを導入してみたいという方にまず利用してみてほしい管理システムです。

oplus (オプラス) | クラウド型無料シフト管理サービス・アプリ

【無料】R-GROUP

2つめにご紹介するシフト管理システムは、Rグループ株式会社が開発している「R-GROUP」というクラウド型システムです。

R-GROUPはシフト管理システムだけではなく、タイムカード機能・メール機能・通話機能・掲示板機能・ファイル&名刺共有機能・チャット機能と店舗経営で一元管理したい機能が全て搭載されています。利用者制限なしで完全無料で使用できるクラウドサービスであるため、コストを抑えてシフト管理システムを導入したい方にもぴったりなシフトです。

クラウドに対応しているため、インストール不要で手軽にスマートフォンから操作できるのも特徴的なシステムであり、従業員数が多い接骨院・整骨院を経営している方におすすめできます。

完全永久無料クラウド型グループウェア 

スリーズプロ

3つめにご紹介するのは、株式会社 スリーサイズが開発している接骨院・整骨院の業務効率化とコスト削減に特化したシステム「スリーズプロ」です。

シフト管理システムの方に予約システム・顧客へのDM機能・ネット集客・採用機能・顧客電子カルテ・POS機能などさまざまな機能が搭載されています。スリーズプロはシフト管理に特化したシステムではありませんが、その他に搭載されている機能が充実しており、接骨院・整骨院を経営する方にとって欲しい機能が多く搭載されているシステムです。

予約表や問診票、施術カルテ、日報などもPC・タブレット・スマートフォンそれぞれから入力できるようになるため、ペーパーレス化促進もできます。利用料金は要問い合わせですが、業務効率化をしつつシフト管理を自動化したい接骨院・整骨院の方は、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

整骨院・鍼灸院・整体院に特化したクラウド型CRM/電子カルテ/POS 一体型の予約システム 

シフト作成・シフト管理サービスの「シフオプ 」

4つめは、シフオプは株式会社リクルートが開発しているシフト管理システム「シフオプ」です。シフト収集からシフト作成までを自動化したい接骨院・整骨院の方におすすめできるシステムであり、直感的に理解しやすい画面設計が嬉しいシステムでもあります。

あると嬉しいシフト提出〆切前通知やシフト作成時のアラート機能、モデルシフト表示機能などが搭載されている実際の現場に役立つ機能が充実しているシフト管理システムのひとつです。シフオプでは人件費管理機能も搭載されているため、できるだけ利用するツールを一元化したい方にも嬉しいシフト管理システムでもあります。

ヘルプ募集機能や複数店舗管理も利用できるため、管理するシフトの規模が大きいグループ店にもおすすめできる、初期費用0円・月額料金1ユーザーごと300円とコスパの良いシフト管理システムです。

シフト作成・シフト管理サービスの「シフオプ 」

ジョブカン勤怠管理

最後にご紹介するのは株式会社 DONUTSが開発している「ジョブカン勤怠管理」というシフト管理システムです。

ジョブカン勤怠管理は「働き方改革法」に対応しているシフト管理システムであり、シフト作成・管理はもちろん、出勤管理や休暇申請管理機能、超過労働対策と労務管理に特化しています。出勤打刻機能も搭載されており、ICカードの他、GPSやLINE、Slackとさまざまな環境に合わせて打刻できるのも特徴的です。

ジョブカン勤怠管理はカスタマイズ性に長けているシフト管理システムでもあるため、同じ接骨院・整骨院でも異なる勤怠状況や休日対応、打刻管理、モバイル機能を自店に合わせてカスタマイズできる、実用性が高いシフト管理システムでもあります。

初期費用は0円であり、月額料金は1ユーザー200円から利用する機能によって異なるオーダーメイド制となっているため、コストを抑えて業務効率化を図りたい接骨院・整骨院の方にもおすすめできるシフト管理システムです。

No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」

5.まとめ

接骨院・整骨院におけるシフト管理システムを導入するメリットや選び方のポイント、おすすめできるシフト管理システムについてご紹介しました。

シフト管理システムはただシフト作成・シフト管理を自動化するだけのツールではなく、搭載されているさまざまな機能によって労務管理や従業員満足度管理などさまざまな点において効率化も促進できるツールです。自店の規模や業態に合ったシフト管理システムを検討し、業務効率を促進して売上アップに繋げてみてはいかがでしょうか。

 

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